Если график отпуска не оформлен как предупредить работника

Ситуация третья: отпуск не по графику

Начнем с ситуации, которая случается не часто, но когда возникает, то способна потрепать нервы и руководителю, и бухгалтеру. Речь идет о случаях, когда сотрудник сначала не выходит на работу, а потом просит оформить свое отсутствие как оплачиваемый отпуск. Работодатель, соглашаясь с таким подходом, должен учитывать, что в этой ситуации юридически безупречно оформить отношения не получится*.

Дело усугубляется еще и тем, что работодатель должен принять решение о том, считать ли данное отсутствие отпуском сразу же – ведь надо заполнять Табель учета рабочего времени. Поэтому, конечно, идеальный вариант, если уж решено пойти работнику навстречу, – это получить от него заявление на отпуск в тот же день.

На основании такого заявления сотрудника, руководитель организации должен в тот же день издать приказ о предоставлении отпуска. Одновременно нужно будет издать приказ о внесении изменений в График отпусков, а также поручить бухгалтерии в тот же день провести расчет отпускных и начислить их работнику.

Однако, как мы уже сказали, юридически безупречного варианта оформления в данном случае нет. Поэтому предложенный выше «идеальный вариант» тоже содержит «червоточинку». Формально, в этом случае работодатель нарушает правила статьи 136 ТК РФ о том, что оплата отпуска должна быть произведена не позднее, чем за три дня до его начала. А также правила статьи 123 ТК РФ о том, что о дате наступления отпуска работник должен быть предупрежден под подпись за две недели до его начала.

Проще говоря, «в случае чего» у трудинспектора будет к чему придраться. Поэтому, чтобы уменьшить возможные риски, нужно, чтобы сотрудник в заявлении на отпуск указал причину (уважительную), по которой ему так срочно и внезапно потребовался отпуск. Ну и конечно, такое заявление должно быть. Без него шанс получить штраф возрастает в разы.

Следующая ситуация попроще, но тоже способна поставить в тупик учетных работников, еще не поднаторевших в кадровых вопросах. Занимаясь кадровым учетом, бухгалтеры, как правило, знают о том, что по закону отпуск предоставляется на основании Графика отпусков. И составляется этот график в конце года (точнее – не позднее, чем за две недели до конца года).

Однако в начале года многие организации начинают новые бизнесы, проекты, открывают новые филиалы, подразделения, направления и т.п. В итоге – расширяется штат, набираются новые сотрудники. Понятно, что если человек пришел в компанию, например, в январе, то в Графике отпусков он не учтен (ведь График составляли еще в декабре). Но уже через шесть месяцев этот человек может претендовать на отпуск. И, вполне возможно, что он захочет эту возможность реализовать. Как же быть{q}

На самом деле, все решается достаточно просто. Как только у вновь принятого сотрудника появляется право на получение отпуска (обычно, это случается через шесть месяцев работы), его надо внести в График отпусков. Сделать это можно двумя способами: дополнить существующий График или утвердив его в новой редакции.

Рассмотрим схожую ситуацию. При составлении Графика отпусков сотрудник указал в качестве желаемой одну дату, а реально хочет отдохнуть в другое время. Нужно учитывать, что в данном случае у работодателя нет обязанности выполнять пожелание сотрудника. Ведь График отпусков – это документ, обязательный не только для работодателя, но и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Обратите внимание, что провести все эти изменения надо не менее чем за две недели до даты планируемого отпуска. Иначе работодатель окажется нарушителем требования статьи 123 ТК РФ о том, что о дате наступления отпуска работник должен быть предупрежден под подпись за две недели до его начала.

Идем дальше. Во многих компаниях сотрудники не имеют возможности использовать весь отпуск целиком и сразу. Но так как отдыхать все же надо, отпуск «выбирается» небольшими частями, иногда даже по одному дню. У бухгалтерии, естественно, возникает вопрос оформления таких «миниотпусков».

Первое, что нужно учитывать в этой связи – законодательство действительно разрешает работнику «дробить» отпуск. Но лишь при выполнении двух условий: работодатель согласен на деление отпуска, и одна из частей отпуска составляет не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Вводя эту норму, законодатель предполагал, что «дробление» отпуска будет плановым и найдет свое отражение в Графике отпусков еще при его составлении.

И наконец, рассмотрим такую ситуацию: за несколько дней до планового отпуска сотрудник заболевает. Как быть{q} Ответ на этот вопрос зависит от того, когда именно заболел сотрудник. Если это произошло до того, как вы предупредили его об отпуске, то есть больше чем за две недели до планируемой даты отпуска, то данный вопрос нужно решать совместно с работником.

Если, несмотря на болезнь, он не хочет изменять время отпуска, то процедура остается без изменений – уведомление о дате отпуска, выплата отпускных, приказ об отпуске. При этом сам ежегодный отдых будет продлен на те дни больничного, которые придутся на время отпуска (ст. 124 ТК РФ). Если же работник говорит, что в связи с болезнью отпуск хотелось бы перенести, и работодатель не возражает, то, с учетом пожеланий работника, определяем новую дату отпуска и вносим соответствующие изменения в График.

Иначе поступаем в тех случаях, когда сотрудник заболел после того, как его предупредили об отпуске или даже после получения отпускных. Тут работодатель имеет право вообще не предпринимать никаких действий – отпуск автоматически продлится на время больничного. Никаких поправок в График отпусков вносить не требуется.

Предлагаем ознакомиться:  Увольнение по статье: за что могут и не могут уволить{q} Что делать и как избежать увольнения по статье{q}

Не осложнит ситуацию и тот факт, что сотрудник заболел, не успев подать заявление об отпуске. Дело в том, что по Трудовому кодексу такое заявление можно и не составлять. Мы уже упоминали, что отпуск предоставляется на основании Графика отпусков, который является обязательным как для работника, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ). Так что приказ о предоставлении отпуска составляется на основании Графика отпусков и никакое заявление тут не нужно.

В то же время, если сотрудник просит перенести ему отпуск в связи с болезнью, то работодатель вправе (но не обязан!) пойти ему на встречу (ст. 124 ТК РФ). Соответственно, в этом случае определяется новая дата отпуска и вносятся изменения в График.

* В данном случае мы не рассматриваем вариант оформления всех документов по отпуску «задним числом». На первый взгляд, это идеальный вариант. Однако надо учитывать, что подписание таких документов – дело доброй воли не только работодателя, но и работника. А значит, всегда есть риск, что он пойдет на попятную и документы не подпишет. Кроме того, органично встроить в документооборот несколько документов задним числом – дело не из легких.

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха. Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых. Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.

По общему правилу работодатель вправе, но не обязан соглашаться с просьбой работника. Так, Конституционный Суд РФ в своем определении от  17.11.2009 №  1385-О-О «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданина Славного Вячеслава Алексеевича на нарушение его конституционных прав частями первой и второй статьи 127 Трудового кодекса Российской Федерации и частью шестой статьи 46 Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации» указал, что правило о предоставлении работнику неиспользованных отпусков с последующим увольнением исключительно по соглашению сторон трудового договора исходит из невозможности изменения графика отпусков по решению лишь одной из сторон, основано на принципе свободы трудового договора, направлено на обеспечение баланса интересов его сторон и не может рассматриваться как нарушающее конституционные права работника.

Не упустите из виду

Если работник, не дождавшись положительной письменной резолюции руководителя на своем заявлении, тем не менее перестанет выходить на работу, это может быть расценено как самовольный уход в отпуск. В таком случае работодатель (конечно, при соблюдении предусмотренного законом порядка) получит возможность привлечь работника к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения его по основанию, предусмотренному подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за прогул). Такой вывод следует из п. 39 постановления Пленума Верховного Суда РФ от  17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

пример

К. работал в ДЮСШ бокса тренером-преподавателем. Приказом он был уволен по подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ за прогулы. Из докладных записок заместителя директора, актов об отсутствии на рабочем месте и табеля учета рабочего времени следует, что К. отсутствовал на работе и не проводил учебные занятия в соответствии с расписанием.

Согласно объяснительной записке сотрудника он не присутствовал на рабочем месте, поскольку был в отпуске. Вместе с тем по графику отпуск К. приходился на другое время. С заявлением о предоставлении ему отпуска вне графика в период учебного процесса работник не обращался, приказ о предоставлении ему отпуска в спорный период не издавался.

Учитывая наличие оснований для увольнения К. по подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ и соблюдение работодателем процедуры увольнения, суд отказал в удовлетворении исковых требований К. о восстановлении на работе. Впоследствии данное решение было оставлено в силе судом апелляционной инстанции (апелляционное определение Свердловского областного суда от  22.10.2014 по делу № 33–13879/2014).

В каких случаях можно отложить уход работника в отпуск

Если график отпуска не оформлен как предупредить работника

Ежегодный отпуск можно продлить (или перенести — по соглашению работодателя и работника) в следующих ситуациях:

  • трудящийся заболел;
  • трудящийся исполняет гособязанности — если они требуют освобождения от основной работы;
  • работодатель забыл уведомить подчиненного за 2 недели о предстоящем начале отдыха;
  • работодатель не выплатил отпускные вовремя (за 3 рабочих дня);
  • в иных ситуациях, предусмотренных федеральным законодательством и локальными нормативными актами (ст. 136 ТК РФ).

Подробнее о сдвиге отпускных дней в связи с болезнью читайте в публикации «Как оформить перенос отпуска в связи с больничным».

Если уход работника в отпуск негативно повлияет на хозяйственную деятельность организации, то допускается перенос отпускного периода на следующий рабочий год.

Может ли директор не пустить в отпуск по графику из-за производственной необходимости и другие вопросы отпусков — на нашем форуме.

Документально перенос отпускного отдыха по желанию работника оформляется на основании заявления сотрудника и приказа руководителя. Если изменение дат отпуска связано с производственной необходимостью, то у кадровой службы или бухгалтерии обязательно должно быть письменное согласие трудящегося на перенос.

Предлагаем ознакомиться:  Отпуск с последующим увольнением как правильно оформить 2019

Отпустить сотрудника отдыхать надо не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который положен уход в отпуск (ст. 124 ТК РФ). Перенос отпуска — мера исключительная и не должна практиковаться постоянно, за сдвиг отдыха из года в год работодатель может получить штраф.

Нередко бывают ситуации, когда сам работник не хочет отдыхать и отказывается уходить в отпуск. Как мы уже выяснили, такое трудолюбие чревато для компании штрафами. Как быть{q}

Для начала убедитесь, что у вас есть график отпусков и упрямец с ним ознакомлен. График обязателен не только для работодателя, но и для всех сотрудников. И если трудящийся отказывается уходить в отпуск в соответствии с графиком — это нарушение трудовой дисциплины, наказуемое в соответствии с локальным нормативным актом и законодательством РФ (ст. 192 ТК РФ). Работодатель имеет право объявить работнику как минимум замечание.

А вот в каком случае нарушителя можно уволить, читайте в материале «Трудовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Образец 2019

Самовольный выход сотрудника в период отпуска на работу должен фиксироваться, чтобы исключить в дальнейшем споры об оплате. Это может делать кадровый сотрудник или бухгалтер. Чтобы пресечь все дискуссии, можно и вовсе дать распоряжение службе безопасности компании или непосредственному руководителю работника не допускать трудящегося  к рабочему месту в течение отпускных дней.

ВНИМАНИЕ! Отправить работника в отпуск можно только с его согласия — таковым является факт ознакомления под расписку с графиком отпусков или приказом руководителя о направлении сотрудника в отпуск.

Некоторые работодатели, пытаясь выйти из ситуации, когда работник хочет продолжать трудиться, не нарушая ТК, оформляют отпускной период на выходные дни. То есть ежегодный оплачиваемый отпуск работник делит на несколько частей, одна из них по закону не может быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ), а остальные части он берет на выходных.

Например, если сотрудник трудится по 5-дневке, то бухгалтер оформляет ему каждую неделю 2 дня отпуска — в субботу и воскресенье, до тех пор пока трудящийся не использует все положенные дни отпускного отдыха. Таким образом работник и реализует право на отпуск, и будет трудиться в прежнем ритме.

ТК РФ не содержит прямого запрета такой схемы. Однако проверяющие все же могут считать эту практику нарушением закона: выходные дни и ежегодный оплачиваемый отпуск являются разными видами времени отдыха (ст. 106, 107 ТК РФ). Оформляя отпуск на выходной день, даже по просьбе работника, работодатель уменьшает количество дней отдыха подчиненного, что приводит к фактическому увеличению рабочего времени и ущемлению прав работника (абз. 6, 12 ст. 21 ТК РФ).

Работник может попросить вас заменить отпускной период денежной выплатой. Это тоже запрещено законодательством — компенсация вместо отпуска разрешена только за дни свыше 28 календарных дней ежегодного периода отпускного отдыха. Деньги вместо отпуска работник может получить только при увольнении — в виде компенсации за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Уход на отдых по графику отпусков

Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым. Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику. Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

Уведомление о времени начала отпуска (образец) 2019

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации. В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции. Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику. Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале. Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Если график отпуска не оформлен как предупредить работника

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Предлагаем ознакомиться:  Договор аренды жилого помещения между физическими лицами: регистрация, когда это нужно делать, в какие сроки, а также нужно ли распечатывать документ{q}

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

  • данные о работодателе;
  • данные о получателе, то есть работнике;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

  • дату начала отпуска;
  • его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
  • дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

Уведомление о времени начала отпуска (образец)

Бланк уведомления о времени начала отпуска законодательством РФ не установлен, поэтому уведомление об отпуске производится по форме, разработанной компанией самостоятельно. В уведомлении указываются:

  • реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
  • название, дата, номер документа;
  • должность и Ф.И.О. работника;
  • дата начала и окончания отпуска;
  • общее количество дней отпуска;
  • подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
  • должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см. ниже).

Общая информация

Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска.

Если график отпуска не оформлен как предупредить работника

За сколько дней необходимо предоставить{q}

Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123, где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала.

Иначе у работника вместо отдыха по графику отпусков, появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.

Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и дополнительного). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.

ВАЖНО.Административные (неоплачиваемые) отпуска

, когда за сотрудником сохраняется только его место работы, а отнюдь не заработная плата, предоставляются

по заявлению сотрудника

. А это значит, что ни о каком уведомлении речи быть не может. И это важно понимать в спорных эпизодах.

Передача документа

Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

  1. на рабочем месте лично в руки;
  2. заказным письмом по средствам Почты России;
  3. через доверенное лицо.

В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление. В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей. В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

Оформляем грамотно

Как уведомить работника об отпуске{q} Как документ, создаваемый работниками кадровой службы, уведомление об отпуске (по графику отпусков) имеет постоянный набор реквизитов. Поскольку сам по себе документ – информационный, то и основу бланка составляет текст документа.

В череду реквизитов извещения, помимо текста, входит:

  1. Полное и сокращенное наименование организации.
  2. Адресат.
  3. Наименование вида документа.
  4. Дата и регистрационный номер.
  5. Заголовок текста уведомления.
  6. Текст.
  7. Подпись (отправителя и адресата, получившего уведомление).
  8. Отметка о направлении документа в дело (в левом нижнем углу).

Разберем элементы документа, которые часто вызывают вопросы относительно их присутствия/отсутствия на бланке.

Если работодатель – физическое лицо, то указываются его инициалы с фамилией.

В случае же, если юридическое – полное наименование (а если в учредительных документах предусмотрено – то и сокращенное).

Открытое акционерное общество «Акварельный мир» (ОАО «Акварельный мир»)

ФИО работника

Экономисту по труду С.А. Белерофонтову

Текст

Типичный пример текста представлен ниже.

Уважаемый Степан Андреевич!

Согласно действующему графику отпусков на 2016 г. Вам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 21.05.2016 по 17.05.2016.

Экономист по труду (подпись, дата) С.А. Белерофонтов

Этих строчек достаточно, чтобы, при возникновении необходимости, доказать факт ознакомления работника с текстом.

ВНИМАНИЕ. Составить и направить сотруднику уведомление на отпуск нужно не позднее чем за две недели. В ином случае сотрудник может написать заявление о переносе отпуска на другой срок. Лучше до этого не доводить, уведомив работника точно в срок.

Как быть если работник не хочет уходить в отпуск

В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.

Акт об отказе от ознакомления – решит проблему.

В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок.

Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.

Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц, которые при необходимости подтвердят событие.

https://www.youtube.com/watch{q}v=HNwgDo791fo

Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ, и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Онлайн помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector