Командировочные расходы, их размер, порядок выплаты и учета

  1. ОПЛАТА сотруднику расходов, связанных со служебной поездкой, Размер, расчет и выплата СУТОЧНЫХ, Бухгалтерская СПРАВКА
  2. Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета
  3. Расчет командировочных расходов от « 16  »  февраля  20 16  г.
  4. СРОКИ КОМАНДИРОВКИ, выезд, приезд в Выходные, Нет Проездных Документов
  5. Учет расходов
  6. Суточные
  7. Суточные при однодневной командировке
  8. Суточные при командировке в страны СНГ
  9. Заполняем авансовый отчет
  10. Расчет командировочных расходов от « 30  »  мая  20 14  г.
  11. ОПЛАТА сотруднику расходов, связанных со служебной поездкой, Размер, расчет и выплата СУТОЧНЫХ, Бухгалтерская СПРАВКА
  12. Письма Минфина о расходах на командировки

В соответствии со ст.166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, МОГУТ применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»:

  • №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»
  • №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»
  • №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Оформить работникам направление в командировку можно по разработанным самостоятельно Распоряжению (ПРИКАЗУ) работодателяна определенный срок, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749). В соответствии с п.6 Постановления, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

ООО «ГАСПРОМ»

ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации

ПРИКАЗ № 90

о направлении работника в командировку

г. Москва 20.08.2020

ПРИКАЗЫВАЮ:

Направить в командировку Петрова Алексея Ивановича.Место назначения – Россия, г. Екатеринбург, ООО «Производственная фирма «Мастер»». Должность сотрудника – наладчик оборудования.Структурное подразделение – инженерный цех.Срок командировки – с 24 по 26 августа 2021 года (3 календарных дня).Служебное задание – ремонт и наладка оборудования.

Транспорт (подчеркнуть) – общественный/личный/служебный/транспорт третьих лиц.

Командировка осуществляется за счет средств ООО «Производственная фирма «Мастер»».

Директор _________ А.В. Иванов

С приказом ознакомлен:

Наладчик оборудования _____________ А.Н. Петров

20.08.2020

Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п.15 Постановления).

составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

В соответствии с п.10 Постановления №749, при направлении сотрудника в командировку, ему выдается денежный аванс на оплату расходов:

  • по проезду,
  • найму жилого помещения,
  • суточных.

При этом, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая (п.11 Постановления №749):

  • выходные и нерабочие праздничные дни,
  • дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки в пути).

Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета

Для целей расчета налога на прибыль порядок определения рублевой суммы расходов по заграничной командировке зависит от того, в какой валюте был выдан работнику аванс, как были оплачены услуги или покупки и какие подтверждающие документы представлены работником по возвращении из командировки.

Никаких законодательно установленных нормативов для признания суточных в расходах для целей налогообложения нетподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Напомним, что суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места его постоянного жительстваст. 168 ТК РФ; абз. 3 п. 11, п. 25 Положения.

Размер суточных определяется самой организацией — в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, посвященном командировкамч. 4 ст. 168 ТК РФ.

Как правило, различные размеры суточных устанавливаются для российских и зарубежных командировок. Причем размер «заграничных» суточных может варьироваться в одной организации в зависимости от страны командирования. И это логично: ведь уровни розничных цен в разных зарубежных странах разные. Следовательно, будут разными и расходы работника на питание и прочее.

Однако организация может установить иной порядок расчета выплачиваемых суточных. К примеру, организация в положении о командировках или ином локальном нормативном акте может закрепить, что за день пересечения границы при возвращении в Россию суточные выплачиваются так же, как и за время нахождения за границей (то есть по заграничным нормам).

Как-либо подтверждать, на что были потрачены суточные, не требуется. Для списания суточных в «прибыльные» расходы достаточно одного лишь авансового отчетаПисьмо Минфина от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711. Но поскольку число дней, за которые выплачиваются суточные, определяется по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте, к авансовому отчету лучше приложить копии страниц загранпаспорта работника с этими отметками.

/ условие / ООО «Восток-Запад» направило исполнительного директора М.Г. Шинарова в командировку во Францию для проведения переговоров с французской компанией.

Срок командировки — с 02.02.2016 по 15.02.2016.

Проездные билеты приобретены организацией по безналичному расчету.

Из кассы ООО «Восток-Запад» исполнительному директору М.Г. Шинарову 01.02.2016 выданы суточные: 650 евро и 700 руб.

Помимо суточных, из кассы ООО «Восток-Запад» исполнительному директору М.Г. Шинарову 01.02.2016 на командировочные расходы выдана сумма 1000 евро (для оплаты наличных расходов). Курс ЦБ на 01.02.2016 — 81,9077 руб/евро.

15.02.2016 М.Г. Шинаров уплатил за услуги гостиницы 1300 евро.

16.02.2016 М.Г. Шинаров составил авансовый отчет. В этот же день директор его утвердил.

Курс ЦБ на день утверждения авансового отчета — 87,1905 руб/евро.

16.02.2016 работнику было выдано из кассы 300 евро (в качестве погашения перерасхода).

/ решение / Для целей налогообложения прибыли и бухгалтерского учета рублевая сумма суточных определена так:

  • за дни, проведенные во Франции, сумма валютных суточных пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса — 53 240,01 руб. (50 евро х 13 дн. х 81,9077 руб/евро). В число «заграничных» дней включаются: день пересечения российской границы при следовании по Францию, другие дни нахождения работника за рубежом, кроме последнего — когда работник пересек границу при возвращении в Россию;
  • за дни командировки, проведенные в России, — 700 руб. (за 1 день 15.02.2016 — день приезда в Россию из Франции).

Общая сумма суточных — 53 940,01 руб. (53 240,01 руб.  700 руб.).

Поскольку общая сумма командировочных расходов (помимо суточных) в иностранной валюте составила 1300 евро и она больше выданного работнику валютного аванса, то:

  • часть командировочных расходов в пределах выданного аванса (1000 евро) надо пересчитать в рубли по курсу на дату выдачи аванса (на 01.02.2016 — 81,9077 руб/евро): 1000 евро х 81,9077 руб/евро = 81 907,70 руб.;
  • оставшуюся часть (300 евро) надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (87,1905 руб/евро): 300 евро х 87,1905 руб/евро = 26 157,15 руб.

В итоге сумма командировочных расходов (без учета суточных) в рублях составит 108 064,85 руб. (81 907,70 руб.  26 157,15 руб.).

В бухучете будут сделаны следующие записи.

Авансовый отчет работника заполнен так.

Унифицированная форма № АО-1

Приложение один документ на одном листах

Отчет проверен. К утверждению в сумме
Сто шестьдесят две тысячи четыре руб. 86 коп.(сумма прописью)

Главныйбухгалтер

подпись

Замкова С.А.

расшифровкаподписи

Бухгалтер

подпись

Лемешкина Н.Н.

расшифровкаподписи

Остаток внесенПерерасход выдан в сумме
 300 евро 00 евроцентовСумма перерасхода может быть выдана как в иностранной валютеподп. 9 п. 1 ст. 9 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так и в рублях (для чего валютный долг перед работником надо пересчитать по курсу ЦБ) по кассовому ордеру № 15 от «16» февраля 20
16
г.

Оборотная сторона формы № АО-1

Подотчетноелицо

подпись

Шинаров М.Г.

расшифровкаподписи

Чтобы за границей расплатиться за покупки, проживание и прочее, работнику придется обменять полученные рубли на валюту. Понятно, что курс может отличаться от официального.

И самому работнику, и вам, и проверяющим будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях.

Но это еще не все. Для того чтобы вы могли проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа это не позволяет), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе (в отдельном документе). А затем перенесите в авансовый отчет лишь рублевые суммы.

Предлагаем вам форму такого расчета.

/ условие / Воспользуемся условиями предыдущего примера, немного изменив и дополнив их.

Из кассы ООО «Восток-Запад» исполнительному директору М.Г. Шинарову 01.02.2016 на командировочные расходы выдано:

  • 90 000 руб. для оплаты наличных расходов;
  • суточные в общей сумме 53 940,01 руб. (50 евро х 13 дн. х 81,9077 руб/евро (по курсу на дату выдачи)  700 руб.).
➡️   Что рассказать о себе на собеседовании: самопрезентация, пример рассказа, для работодателя - Гармония внутри

Находясь во Франции, М.Г. Шинаров дважды приобретал в банках иностранную валюту (евро):

  • 14.02.2016 — 600 евро, что подтверждено справкой банка, курс пересчета — 90 руб/евро;
  • 15.02.2016 — 700 евро. Однако справку банка, подтверждающую курс пересчета и дату покупки валюты, М.Г. Шинаров потерял.

Предлагаем ознакомиться:  Расчет точки безубыточности в Excel с примерами

15.02.2016 М.Г. Шинаров уплатил за услуги гостиницы 1300 евро. Это подтверждается счетом из гостиницы.

/ решение / Для целей налогообложения прибыли и бухучета рублевая сумма суточных — 53 940,01 руб.

Сумма командировочных расходов (без учета суточных) в иностранной валюте — 1300 евро.

Чтобы определить сумму командировочных расходов в рублях, а также вывести сумму неиспользованного остатка или перерасхода по итогам командировки, заполним такой расчет.

Дата окончаниякомандировки

02.02.2016К отчету работник должен приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками таможни

15.02.2016К отчету работник должен приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками таможни

1. Официальный курс ЦБ:
— на дату выдачи аванса (на « 1 »  февраля 20 16  г.) —81,9077 руб/евро;
— на дату утверждения авансового отчета руководителем (на « 16 »  февраля 20 16  г.) —87,1905 руб/евро.

2. 01.02.2016 получен аванс на командировочные расходы — 90 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

5. Остаток/перерасход в рублях: 22 711,38 руб.Перерасход можно перечислить на зарплатную банковскую карту работника (166 651,39 руб. – 90 000,00 руб. – 53 940,01 руб.).

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

Подотчетноелицо

подпись

Шинаров М.Г.

расшифровкаподписи

В случае если при покупке или продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, банк взял с работника комиссию, ее надо указать в составе командировочных расходов. Также если работник купил валюту по высокому курсу, а сумму, оставшуюся непотраченной, перевел обратно в рубли по более низкому курсу, потери из-за разницы курса организация тоже должна ему возместить.

  • Составление бухгалтерских проводок по суточным выплатам сотрудникам для командировок осуществляется в следующей последовательности:
  • — расчет суточных на основании установленных на предприятии размеров выплат в рублях и иностранной валюте (основание – приказ руководства на отправку работника в командировку, который может быть составлен на основании унифицированной формы Т-9);- выплата денежных средств сотруднику наличными или безналичным перечислением;- расчет НДФЛ и начисление страховых взносов с сумм, превышающих установленный законодательством лимит (независимо от установленного лимита на предприятии);
  • — перечисление налогов и взносов в контролирующие органы (ИФНС России).

СРОКИ КОМАНДИРОВКИ, выезд, приезд в Выходные, Нет Проездных Документов

Командировка – это выезд работника в другой населенный пункт для выполнения определенного служебного задания по поручению руководства. Как правильно оформить командировку Разберем последовательно этапы оформления командировки: документы, которые нужно заполнить, отражение необходимых бухгалтерских проводок, правильный учет командировочных расходов.

Оформление документов

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

Далее на основании этого задания должен быть составлен приказ на командировку, на основании которого уже будут заполняться остальные документы.

Для заполнения можно воспользоваться существующими формами Т-9 для одного работника и Т-9а, если в командировку направляется несколько работников.

Данный приказ утверждает, кто отправляется на выполнение служебного задания, дату отъезда командируемого из организации, продолжительность поездки, а также место назначение.

Также в обязательном порядке оформляются авансовый отчет по форме АО-1 и командировочное удостоверение Т-10.

Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого.

Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.

На период командировки за работником сохранятся средний заработок – как рассчитать оплату командировочных дней.

Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки.

При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.

00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.

Учет расходов

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

К командировочным расходам относятся:

  • суточные;
  • оплата за проживание;
  • транспортные расходы;
  • прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.

Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.

Суточные

Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы.

В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Командировочное удостоверение и ряд других документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749.

При этом, налогоплательщикам необходимо помнить, что гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор. На сотрудников, работающих по договору ГПХ(гражданско-правового характера), нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.

Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует. Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же — не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ (гражданско-правового характера).

И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия. Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией. Этому вопросу посвящена 24 глава Трудового кодекса.

В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение: 1) места работы (должности), 2) среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в соответствии с положениями ст.167 ТК РФ.

к меню ↑

В соответствии с п.4 Постановления №749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При этом, днем выезда в командировку считается дата отправления: поезда, самолета, автобуса, другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Для сотрудников, которые работают удаленно (на дому), пунктом отправления в командировку (возвращения из командировки) является их местожительство (письмо Минфина от 02.06.2011 № 03-03-06/1/322).

Примечание: Если до места отправления транспорта (вокзала, пристани, аэропорта и т. п.) командированный должен сначала добраться, то это время тоже необходимо учитывать.

Аналогично нужно поступить и при определении последнего дня командировки, когда сотрудник возвращается к месту постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с администрацией организации.

к меню ↑

Если сотрудник едет в командировку либо возвращается оттуда в выходной или праздничный день, работодатель должен оплатить этот день не менее чем в двойном размере. Такой вывод сделали специалисты Минтруда России в письме от 13.10.17 № 14-2/В-921.

➡️   Как вести себя в суде по гражданскому делу - Адвокат по жилищным делам

Предлагаем ознакомиться:  Договор цессии у кого оформляют

По общему правилу, изложенному в статье 153 ТК РФ, работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По мнению Минтруда, из взаимосвязи статей 106, 107, 166 ТК РФ следует, что выезд, приезд или нахождение командированного работника в пути в выходной или нерабочий праздничный день по распоряжению работодателя относятся к случаям привлечения работника к работе в выходные или нерабочие праздничные дни. Данный вывод, как отмечают в трудовом ведомстве, поддерживают и судьи (решение Верховного Суда РФ от 20.06.02 № ГКПИ02-663).

День выезда в командировку и день отъезда из командировки, приходящиеся на выходные или праздники, должны оплачивается не менее, чем в двойном размере. То же самое касается и дней нахождения в пути в период командировки.

к меню ↑

Если поездка в командировку совершена на автомобиле сторонней автотранспортной компании без оформления проездных билетов, то срок нахождения в командировке можно определить по служебной записке и по документам, подтверждающим маршрут следования транспорта. В случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердит служебная записка и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке.

Согласно Положения об особенностях направления работников в служебную командировку (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749

В пункте 7 Положений сказано: фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если проездные документы по каким-то причинам отсутствуют, фактический срок пребывания работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Заполняем авансовый отчет

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
  • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:

  • о найме жилого помещения,
  • подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
  • об иных расходах, связанных с командировкой;
  • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным.

к меню ↑

Чтобы учесть расходы в виде суточных, достаточно иметь авансовый отчет. Работодатель не должен требовать от вернувшегося из командировки работника чеки ККТ, счета, квитанции и другие документы, подтверждающие фактические затраты. Об этом сообщил Минфин России в письме от 11.12.15 № 03-03-06/2/72711.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, суточные и полевое довольствие относятся к расходам на командировки, которые в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Как и любые расходы, затраты на выплату суточных должны быть документально подтверждены.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Соответственно, для того, чтобы списать средства, выделенные на оплату суточных, достаточно иметь авансовый отчет.

к меню ↑

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет — ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России — в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Дата окончаниякомандировки

20.05.2014К отчету работник должен приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками таможни

27.05.2014К отчету работник должен приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками таможни

1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (на « 30 »  мая 20 14  г.) — 47,1145 руб/евро .

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы — 60 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

5. Остаток/перерасход в рублях: 9 750,93 руб.Напомним, что, если, у работника есть зарплатная банковская карта, на нее можно перечислять и аванс для командировки, и сумму перерасхода, подтвержденную авансовым отчетом. Это не будет нарушением кассовой дисциплиныПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 (69 750,93 руб. – 60 000,00 руб.).

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

Подотчетноелицо

подпись

Верховенский Л.Г.

расшифровкаподписи

После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.

Показатель Сумма, руб.
1 Общая сумма суточных в рублях
(450 руб.  22 190,93 руб.)
22 640,93
2 Суточные, не облагаемые НДФЛ в пределах 2500 руб/день, — за  7  дней нахождения в командировке за границей
(2500 руб. х  7  дней)
17 500,00
3 Суточные, не облагаемые НДФЛ в пределах 700 руб/день, — за  1  дней нахождения в командировке по России
(700 руб. х  1  дней)
700,00
4 Сумма суточных, не облагаемых НДФЛ
(строка 2  строка 3)
18 200,00
5 Сумма суточных, облагаемых НДФЛ
(строка 1 – строка 4)
4 440,93
➡️   Каким может быть срок действия договора аренды нежилого помещения

Предлагаем ознакомиться:  Порядок и график подачи заявлений

В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.

ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.

После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс — 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).

При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работникустатьи 167, 168 ТК РФ.

Расчет командировочных расходов будет выглядеть несколько иначе.

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы — 85 000,00 руб.

5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).

Общая рублевая сумма суточных во втором варианте будет равна 23 039,12 руб. (22 992 руб.  47,12 руб.). В базу по НДФЛ надо будет включить 4839,12 руб. (23 039,12 руб. – 18 200 руб.).

Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.

Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.

А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).

Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

ОПЛАТА сотруднику расходов, связанных со служебной поездкой, Размер, расчет и выплата СУТОЧНЫХ, Бухгалтерская СПРАВКА

Суточные выдаются в составе аванса на командировку с учетом планируемого срока поездки (статья 168 ТК.)

А если выплатить суточные не в составе аванса на командировку Например, когда сотрудник вернется, выдать ему деньги с учетом фактического срока поездки. В таком случае придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – по аналогии с компенсацией за задержку зарплаты.

Выплата суточных, так же как и возмещение командировочных расходов, может осуществляться организацией как в наличной, так и в безналичной формах. В случае выдачи наличных денег из кассы предприятия, сотрудник, направляющийся в командировку, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.

В настоящее время компании все чаще используют безналичные средства для расчетов с подотчетными лицами. А при нахождении сотрудников в командировка, безналичные расчеты становятся особенно актуальны. Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

  1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
  2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
  3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п.18 Постановления №749).

Если сотрудник заболел во время своего пребывания в служебной командировке, то ему:

  • возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
  • выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ. При этом временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально в установленном порядке (п.25 Постановления №749).

к меню ↑

Понадобится, чтобы обосновать размер выплаченных суточных, например, в случае налоговой проверки.

Суточные сотрудникам выплачиваются:

  • за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
  • за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.

Примечание

:

Пункт 11

Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749

Размер суточных для командированных сотрудников, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, можно установить коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Этот размер определяют:

  • в коммерческих организациях – самостоятельно;
  • в организациях госсектора – соответствующими нормативно-правовыми актами.

Письма Минфина о расходах на командировки

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

  • чек контрольно-кассовой техники;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
  • подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
  • или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

Примечание: Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

к меню ↑

к меню ↑

Командировочные расходы, не подтвержденные документами, облагаются страховыми взносами

Если командированный работник не представил документы, подтверждающие его расходы на проезд и наем жилья, то работодатель обязан начислить страховые взносы на сумму компенсации таких затрат. Такая позиция выражена в письме Минфина от 09.02.18 № 03-04-05/7999.

В этом случае расходы подтверждаются договором или актом с наймодателем. Потому что во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). Подтвердить расходы на наем жилья в данной ситуации можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст.

252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.

Важно!

Обязательно зафиксируйте в акте факт оплаты, поскольку в противном случае будет считаться, что сотрудник не понес расходы. Фиксация факта оплаты необходима для признания затрат на проживание в составе расходов при расчете налога на прибыль (

После выполнения служебного задания работник не возвращается из места командировки, а остается там для проведения отпуска. Должен ли работодатель начислить страховые взносы на стоимость приобретенного для сотрудника обратного билета к месту постоянной работы Да, должен, ответила ФНС России в письме от 11.05.18 № БС-4-11/8968.

Подотчетные суммы, за которые вернувшийся из командировки работник не представил авансовый отчет, облагаются НДФЛ. Об этом напомнил Минфин в письме от 16.12.19 № 03-04-06/98341(.docx 15Кб).

Если работник не представил авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, то денежные средства, выданные ему под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в качестве возмещения командировочных расходов. Соответственно, в этом случае денежные средства, выданные командированному работнику, облагаются НДФЛ в общем порядке.

Организация может принять решение о необходимости возврата работником полученных под отчет денежных средств. Если сотрудник вернет деньги, то налогооблагаемого дохода у него не возникнет.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

к меню ↑

Остались вопросы? Спросите юриста, это бесплатно!


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридический справочник