Обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек

Ответственное хранение предоставленных трудовых книжек

При поступлении на работу обязанностью работника является предоставление своей трудовой книжки. Понятным исключением является первичное трудоустройство и работа по совместительству.

Поскольку все записи должны вноситься правильно и без ошибок, важно знать, как правильно заполнять трудовую книжку.

Титульный лист документа заполняется при первичном поступлении на работу. В дальнейшем в него допускается по необходимости вносить исправления или дополнения. Любая информация, вносимая в трудовую книжку, в обязательном порядке должна быть подтверждена документально.

Титульный лист содержит следующую информацию:

  • Полностью, без сокращений фамилия, имя и отчество работника} информация вписывается на основании документа, являющегося удостоверением личности. Не допускается замена имени и отчества инициалами.
  • Дата рождения пишется арабскими цифрами в порядке: число, месяц и год. Значения числа и месяца записываются в двузначном формате, а год указывается в четырехзначном. Информация указывается также на основании документов, удостоверяющих личность.
  • Информация об образовании заносится на основании документов, подтверждающих данные сведения (диплом, аттестат и др.). Если образование не является законченным, информация заносится на основании студенческого билета, действительного на момент записи, или справки из образовательного учреждения.
  • Сведения о профессии и специальности заносятся в трудовую книжку с опорой на документы, содержащие информацию об образовании, наличии определенной квалификации или специализации.

Сотрудник отдела кадров, после занесения на титульный лист всей информации, указывает дату заполнения документа. Работник проверяет правильность внесения информации и своей подписью подтверждает верность занесенных в его трудовую книжку данных.

В обязательном порядке первую страницу документа подписывает ответственное лицо, уполномоченное работать с трудовыми книжками в организации. Подпись выполняется разборчиво, фамилия должна легко и однозначно читаться.

Титульный лист новой трудовой книжки заполнен и подписан – после этого необходимо поставить оттиск печати кадровой службы или организации. Трудовая книжка без печати организации, ее выдавшей не является документом.

В случае обнаружения ошибки, допущенной заполнявшим титульный лист лицом, бланк книжки считается испорченным и должен быть списан по акту. Работнику оформляется новая трудовая книжка за счет организации.

Исправления сведений на титульном листе недопустимы. А изменение информации вполне правомочно.

Изменения, касающиеся имени, отчества и фамилии работника, осуществляются на основании официального документа, подтверждающего произошедшие изменения: паспорт, свидетельство о браке или разводе, свидетельство об изменении личных данных (имени, отчества или фамилии).

Данные изменения вписываются на титульный лист книжки таким образом: сотрудник, уполномоченный работодателем, зачеркивает одной чертой информацию на титульном листе, подлежащую изменению, и рядом вносит измененные сведения. На внутренней поверхности обложки ответственное лицо делает запись о документах, послуживших основанием для внесения изменений. Данная информация подтверждается подписью работодателя и в обязательном порядке ставится оттиск печати организации или отдела кадров.

Обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек

В качестве уже имеющихся сведений заносится на титульный лист информация о новом образовании, специальности или профессии. Основанием для дополнения имеющихся сведений являются соответствующие документы.

В случае получения работником второго высшего образования и иной, нежели указано на титульном листе, специальности, вносятся следующие дополнения: запись об образовании не дополняется и остается в том же виде – высшее профессиональное. Новая специальность добавляется к уже имеющейся через запятую.

В случае, если образование у работника было среднее специальное и он, закончив институт, получил высшее, то к имеющейся записи об образовании через запятую добавляют запись «высшее профессиональное». При этом на внутренней поверхности обложки указывают документ, на основании которого было произведено дополнение информации. Запись завершается подписью ответственного лица или работодателя и печатью кадровой службы или организации.

Любые изменения и дополнения, которые ответственное лицо вносит в трудовую книжку, параллельно вносятся и в личную карточку работника.

Предлагаем ознакомиться:  Какой отпускной период положен работнику в случае смерти его родственника

Независимо от того, оформляем новую трудовую книжку или продолжаем записи в предоставленной работником, записи в разделе сведений о работе начинаются заголовком, где указывается полное название организации, а при наличии сокращенного – следом указывается и оно.

Обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек

В случае, когда работодателем является частный предприниматель, заголовком служат полные данные предпринимателя: указывают фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя.

Уполномоченный работодателем сотрудник заносит в графу 1 порядковый номер, соответствующий сквозной нумерации, а в графу 2 вписывает дату приема работника на работу. Информацию о зачислении на работу с указанием должности, специальности и квалификации, работник кадровой службы записывает в графе 3. Основание для принятия работника (приказ или распоряжение) с номером и датой записывается в графе 4.

Для правильного ведения трудовой книжки, работодатель должен знать, что все записи в разделе о работе подлежат нумерации. Исключение составляют сведения о переименовании организации – их не нумеруют.

В раздел сведений о работе работодатель законодательно обязан, помимо сведений о самой работе, указать время военной службы, службы в органах наркоконтроля, налоговой полиции и внутренних дел.

Сюда же работодатель заносит информацию об обучении, связанном с повышением квалификации, переквалификацией или подготовке кадров. Сведения заносятся на тех же основаниях, что и информация о работе.

В случае, когда изменяется название организации, всем работникам в трудовых книжках ответственное лицо работодателя осуществляет соответствующую запись.

Обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек

Запись не подлежит нумерации и начинается с графы 3, где указывают, что организация с таким-то названием с (указывают число) переименована и указывают новое название. Основание для переименования (ссылка на приказ или распоряжение) кадровый сотрудник вписывает в графу 4.

Сотрудник, назначенный ответственным в организации за ведение трудовых, должен занести в раздел о работе информацию о присвоении работнику нового трудового разряда. Запись делается на общих основаниях с обязательной порядковой нумерацией.

Информация об установлении работнику второй профессии, другой квалификации или специальности с точным их указанием также заносится сотрудником, отвечающим за работу с трудовыми книжками, в раздел о работе. Запись подлежит нумерации.

В случае увольнения с работы сотрудника, работодатель должен произвести соответствующую запись в разделе о работе и выдать трудовую книжку на руки владельцу под роспись.

Информация вносится в раздел о работе на общих основаниях. Отдельное внимание сотруднику кадровой службы следует обратить на запись основания увольнения – оно должно полностью соответствовать написанию в ТК РФ и иметь ссылку на номер статьи.

В данный раздел трудовой книжки сотрудник, занимающийся ведением трудовых книжек, заносит информацию о поощрениях за успешную работу и наградах. Награды работника, подлежащие занесению в трудовую книжку:

  • государственные награды}
  • почетные грамоты, значки и дипломы}
  • награждения и поощрения, предусмотренные законом РФ или внутренним распорядком организации.

Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности находящихся у него трудовых книжек. С этой целью работодатель назначает сотрудника, отвечающего за ведение, ответственное хранение, документальный учет и грамотную выдачу трудовых книжек, а также обеспечивает условия для их хранения, дабы исключить возможность утраты или порчи документов.

Чаще всего данная функция возлагается на кадровую службу работодателя. Для обеспечения должного уровня безопасности, хранение трудовых книжек работников производится в сейфе или металлическом несгораемом шкафу. Там же находятся и бланки новых трудовых книжек, а также их вкладыши. Вместе с трудовыми книжками и бланками новых документов следует содержать книгу учета движения трудовых книжек и заполненные личные карточки сотрудников, куда работники кадровой службы дублируют все записи из трудовых.

Предлагаем ознакомиться:  Какой закон защищает права потребителей электроэнергии

Задача работодателя – обеспечить сохранность не только трудовых книжек работающих в данный момент сотрудников. Не полученные при увольнении или в случае смерти владельца трудовые книжки должны храниться работодателем в течение двух лет непосредственно в кадровой службе. По истечении этого срока их надлежит передать в архив организации и обеспечить в срок до 50 лет их сохранность. После данного срока трудовые книжки подлежат уничтожению.

Выдача копий документов

Законодатель предусмотрел обязанность выдачи копий необходимых документов в статье 62 ТК РФ и пункте 7 Правил, регламентирующих порядок ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225. В соответствии с указанными нормами, если работник подает письменное заявление с соответствующей просьбой, работодатель обязан на протяжении трех дней выдать надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или выписку.  Указанные документы должны быть выданы безвозмездно.

Оформление пенсии

Сотрудник, уполномоченный вести трудовые книжки должен точно знать, в какой срок оформляется трудовая книжка новому работнику и в каких случаях она выдается.

В обязанности работодателя входит завести работнику трудовую книжку, с учетом того, что законодательно установленный срок оформления трудовой книжки не может превышать неделю с момента поступления на работу.

При отсутствии вследствие утраты или нахождении документа в непригодном состоянии, работодатель, по письменному заявлению сотрудника с указанием причин отсутствия, на тех же основаниях обязан в принятые сроки оформить ему новый бланк трудовой.

В случае, если работник предоставляет трудовую книжку, выданную в бывших республиках СССР, работодатель игнорирует данный документ, как не имеющий юридической силы на территории России и оформляет новую, как если бы данная работа была у работник первой.

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Предлагаем ознакомиться:  Увольнение работника по инициативе работодателя в 2019 году

Разъяснение

В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

  1. Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
  2. Выдать заверенную нотариально копию документа.
  3. Выдать сотруднику оригинал.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника.

Выдача оригинала

Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.

Организация работы

Выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать

Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно.  По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

  • Порядок организации кадровой работы.
  • Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
  • Полномочия должностных лиц работодателя.

В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

  • Выдача трудовой книжки сотрудникуДолжностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
  • Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
  • Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
  • Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Онлайн помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector