Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Оформление дубликата трудовой книжки

На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат{q}

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003  69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

https://www.youtube.com/watch{q}v=upload

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности{q} Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки.

Пример 1

Согласие на обработку персональных данных, в т.ч. на сбор данных о предыдущих местах работы

Пример 2

Запрос от действующего работодателя бывшему

Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Пример 3

Ответ от бывшего работодателя

Иногда можно услышать фразу о восстановлении трудовой книжки, что не совсем юридически грамотно. Подобная процедура не законна: она приравнена к подделке документов особой важности. А вот заполнение дубликата трудовой книжки – единственно верное решение.

Наиболее частной причиной завести дубликат служит утрата трудовой книжки либо ее порча. Все встречающиеся на практике случаи можно разделить на группы (см. таблицу).

Фиксируем отсутствие трудовой книжки

ШАГ 1. Подготовьте бланк заявления от имени работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, на котором бы он расписался. Содержание простое: «В связи с утерей моей трудовой книжки прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».

Если пропажа книжки выявилась при увольнении сотрудника и он уходит от вас пока без трудовой книжки, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сделайте особую запись в графе 12 «Дата выдачи трудовой книжки при увольнении…» строки регистрации книжки. Например, напишите: «Трудовая книжка не выдана в связи с ее утерей».

ШАГ 2. Издайте приказ руководителя о назначении:

  • работника, который займется составлением и отправкой запросов в ПФР и бывшим работодателям сотрудника, чью трудовую книжку потеряли;
  • комиссии для установления причин утери трудовой книжки.

Вот как может выглядеть такой приказ.

ООО «Теремок»

Приказ № 3-к

В связи с тем что в сейфе не обнаружена трудовая книжка менеджера по продажам М.И. Зайчикова,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью установления причин и обстоятельств утери трудовой книжки М.И. Зайчикова создать комиссию по расследованию факта утраты в составе:
— председатель комиссии — руководитель отдела кадров И.Т. Лягушкин;
— члены комиссии:
— старший бухгалтер П.Р. Лисичкина;
— менеджер по персоналу М.С. Мышкина.
Создать такую комиссию нужно, если ваше руководство хочет установить, по чьей вине пропала трудовая книжка, и впоследствии:
самостоятельно применить к виновному в пропаже книжки сотруднику дисциплинарное взыскание, например выговор (тогда в случае еще одной дисциплинарной провинности его можно будет уволитьп. 5 ст. 81 ТК РФ);
обосновать при проверке трудинспекцией, что в утере трудовой книжки виновен конкретный работник. Тогда за нарушение трудового законодательства оштрафуют виновного сотрудника, а не директорач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Хотя и саму организацию за утерю книжки могут наказать

2. Поручить комиссии в срок до 05.06.2015 провести служебное расследование факта утери трудовой книжки М.И. Зайчикова.По результатам работы комиссии нужно будет:
оформить акт о результатах расследования факта утраты трудовой книжки, содержащий выводы о том, кто, когда и при каких обстоятельствах потерял трудовую книжку;
запросить объяснения причин утери трудовой книжки у сотрудника, признанного виновным в таком нарушениист. 193 ТК РФ

3. Заняться получением документов, подтверждающих стаж работы М.И. Зайчикова, предшествующий его поступлению на работу в ООО «Теремок».

Предлагаем ознакомиться:  Енвд перевозки пассажиров количество машин для перехода

В связи с этим назначить М.С. Мышкину ответственной за направление до 29.05.2015 запросов о местах работы М.И. Зайчикова:
— в организации, где он работал ранее, по сведениям, предоставленным М.И. Зайчиковым;
— в орган ПФР, если от М.И. Зайчикова не поступит необходимой информации о местах его работы.

ГенеральныйдиректорООО «Теремок»

Я.С. Медведев

25.05.2015

С приказом ознакомлены:

И.Т. Лягушкин

25.05.2015

П.Р. Лисичкина

25.05.2015

М.С. Мышкина

25.05.2015

Собираем документы для оформления дубликата

ШАГ 3. Запросите у работника сведения о его прежних местах работы. Лучше сделать это письменно.

ООО «Теремок»

Запрос сведений о стаже работы до поступления на работу в ООО «Теремок»

Уважаемый Марк Игоревич!

В связи с необходимостью изготовления дубликата вашей утерянной трудовой книжки прошу Вас в срок до 27 мая 2015 г. включительно предоставить в отдел кадров сведения о Ваших местах работы до того, как Вы пришли работать в ООО «Теремок» (до 01.07.2010).

Для Вашего удобства предлагаю заполнить таблицу, приведенную в приложении к запросу.

Менеджерпо персоналу

М.С. Мышкина

25.05.2015

Запрос получил, сведения предоставлю.

М.И. Зайчиков

25.05.2015

Приложение к запросу от 25.05.2015

Сведения о трудовом стаже Зайчикова М.И. до 01.07.2010

Место работы Период работы Должность
1.
2.

А вот если работник не хочет давать информацию, зафиксируйте это на самом бланке запроса с подписями не менее двух свидетелей.

От получения запроса и предоставления сведений М.И. Зайчиков отказался.

И.Т. Лягушкин

25.05.2015

П.Р. Лисичкина

25.05.2015

С таким документом вы сможете, в частности:

  • доказать, что не отказывали работнику в подготовке и выдаче дубликата;
  • объяснить, почему сроки выдачи дубликата затягиваются или почему вы выдали бывшему работнику дубликат трудовой книжки с указанием только его последнего места работы у вас.

Оформление дубликата трудовой книжки

Это может уберечь компанию от штрафа за нарушение трудового законодательства — несодействие в выдаче дубликатач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

ШАГ 4. Подготовьте запросы от имени самого работника в адрес прежних работодателей, если работник дал вам о них сведенияп. 7.2 Инструкции. К примеру, запрос может выглядеть так.

Генеральному директору ООО «Колобок»
от Зайчикова М.И.

Запрос

В связи с утратой моей трудовой книжки прошу:
— подтвердить справкой, что я, Зайчиков Марк Игоревич (паспорт 4500 № 106288, выдан ОВД Солнечногорского района Московской области 05.12.1997), работал в ООО «Колобок»;
— указать в справке период работы, должность, по которой я работал, сведения о переводах, реквизиты приказов о приеме на работу, переводах, увольнении.

Справку прошу направить моему нынешнему работодателю ООО «Теремок», расположенному по адресу: Московская область, г. Солнечногорск, ул. Баранова, 14.

Свое согласие на передачу моих персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «Колобок» Обществу с ограниченной ответственностью «Теремок» подтверждаю.

Не забудьте взять согласие работника на предоставление вам бывшим работодателем персональных данных работникаст. 88 ТК РФ

М.И. Зайчиков

28.05.2015

Нельзя оформить дубликат трудовой книжки на основании копии или выписки из трудовой книжкиАпелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 16.12.2014 № 33-20380/2014, а также присланных вам предыдущими работодателями документов индивидуального учета, подтверждающих пенсионный страховой стаж.

СОВЕТ

Снимайте с трудовых книжек копии и храните их. Это действие не предусмотрено законодательством, а копия трудовой книжки не является документом, подтверждающим стаж работника, но с ней вам будет проще узнать, где до вас работал ваш сотрудник.

Если же работник не дал вам никаких сведений о своих бывших работодателях или от них не пришли ответы, то сделайте запрос от имени работника в территориальный орган ПФР. Ответить должны в течение 10 календарных днейстатьи 14, 16 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; п. 11 Регламента, утв. Приказом Минтруда от 12.08.2014 № 547н.

Для такого запроса есть форма СЗВ-2бутв. Постановлением ПФР от 31.07.2006 № 192п, которую вы можете заполнить, а работник поставит свою подпись. Не забудьте при отправке такого запроса приложить копии паспорта и страхового свидетельства сотрудника.

Лучше отправлять запросы одновременно и бывшим работодателям вашего сотрудника, и в территориальный орган ПФР. Поскольку, как нам подсказали в Минтруде, времени на изготовление дубликата у вас немного.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Как уже отмечалось, при изготовлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей по вине работодателя нужно пользоваться правилами, установленными для восстановления трудовой книжки, утраченной по вине работника. Поэтому дубликат трудовой книжки нужно выдать не позднее чем через 15 календарных дней после подачи заявления работникомп. 31 Правил.

Предлагаем ознакомиться:  Оформление уведомления о прибытии иностранного гражданина

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
Минтруд России

При этом, даже если вы не уложитесь в отведенный срок, а сотрудник продолжает у вас работать, в случае проверки трудинспекция не сможет уличить вас в отказе выдать такой дубликат: ведь вы содействовали работнику, сделали все необходимые запросы и ждете ответы на них.

Оформление дубликата трудовой книжки

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнениист. 84.1 ТК РФ; п. 35 Правил. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработокст. 234 ТК РФ. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в таком случае считается день выдачи трудовой книжки.

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
Минтруд России

ШАГ 5. Когда у вас будут все документы, которые удалось собратьп. 7.2 Инструкции; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003:

  • скопируйте эти документы;
  • заверьте копии (копия должна быть с надписью «Копия верна», с указанием должности и ф. и. о. лица, заверившего копию, с его личной подписью и датой заверения);
  • оригиналы документов верните работнику, копии оставьте у себя.

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.

1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».

2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел.

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата.

После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании ­юридического лица в определенном порядке:

  • следующий порядковый номер записи;
  • дата в графе 2 не заполняется;
  • в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
  • в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с ­подтверждением периода работы и переименования ­компании.

Оформление дубликата трудовой книжки

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых ­распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Не все работодатели знают, как сделать дубликат трудовой книжки. Все хлопоты именно по его заполнению ложатся обычно на кадровых специалистов.

Предлагаем ознакомиться:  Порядок замены прав тракториста - Тракторист

Для оформления второй трудовой пишут специальное заявление. Как уже было сказано, унифицированной формы для него нет, поэтому внутри организации может быть разработан свой образец (см. выше). Человек, желающий восстановить свой документ, может составить заявление в свободной форме.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Правила работы с бланками трудовых книжек – постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года – обязуют работодателя выдать своему нынешнему или бывшему служащему этот документ не позднее 15 дней с момента подачи соответствующего заявления. Также обратите внимание, что в 2018 году дубликат трудовой книжки оформляют, как и раньше. Каких-либо изменений закона по этой части не случилось.

Также см. «Правила заполнения и ведения трудовой книжки».

Если человек сам виновен в утрате трудовой книжки, то сбор подтверждающих материалов он должен делать сам. Запись в дубликате трудовой книжки делают как раз на основании таких бумаг. В качестве доказательств могут выступать:

  • копии подписанных ранее трудовых контрактов;
  • справки от предыдущих нанимателей;
  • выписки из приказов или их заверенные копии (если речь идет о восстановлении записей про прием на работу, увольнение или перевод, то это одна форма приказов; для записей о награждениях и поощрениях могут использоваться внутренние приказы или распоряжения высшего начальства);
  • справки из архивов;
  • данные из ПФР, от налоговой службы, трудовой инспекции.

Оформляем и выдаем дубликат трудовой книжки

ШАГ 6. Заполняем дубликат трудовой книжки:

  • на первой странице в верхнем правом углу укажите «Дубликат»п. 1.2 Инструкции;
  • на титульном листе напишите информацию о работнике, актуальную на момент выдачи дубликатап. 2.1 Инструкции. Предположим, если на день заполнения дубликата у работницы другая фамилия, то нужно указать измененную фамилию;
  • в раздел «Сведения о работе» впишите сначала суммарный общий стаж работы до поступления к вам на работу по документам, которые имеются в наличиип. 7.2 Инструкции. Посчитать такой стаж можно по методике, принятой ФСС для подсчета «больничного» стажаПисьмо ФСС от 30.10.2012 № 15-03-09/12-3065П. Потому что именно указанный в трудовой книжке стаж работодатель будет использовать для расчета пособий по временной нетрудоспособности.

Затем поочередно запишите сведения по каждому периоду работы у других работодателей на основании подтверждающих документов.

Если в предоставленных документах о предыдущей работе содержится неполная информация (к примеру, в документе не указано основание увольнения), то при заполнении дубликата эту информацию со слов работника дополнять не нужноп. 32 Правил; п. 7.2 Инструкции.

А вот если вам представлены, предположим, заверенные копии приказов о приеме и увольнении, вписывайте реквизиты каждого из них;

  • столбец 1 книжки с порядковыми номерами записей не заполняйте;
  • сведения о работе в вашей компании внесите на основании информации из личной карточки работника после записей о предыдущих местах работы.

Записи в дубликате книжки должны выглядеть так.

(1) Если работник предоставил справку о периоде работы или трудовой договор, укажите их реквизиты один раз напротив записи об увольнении.

(2) Запись с порядковым номером 1 вы ставите напротив записи о приеме на работу в вашу организацию.

(3) Если работник, ожидающий дубликат, увольняется, то запишите в книгу учета движения трудовых книжекприложение № 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69 в графу 12 дату выдачи дубликата и:
<или>отдайте дубликат бывшему работнику. Пусть он распишется в его получении в графе 13 этой же строки;
<или>отправьте работнику уведомление о необходимости явиться за дубликатом книжки. С этого момента вашу фирму не смогут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства в виде задержки выдачи трудовой книжки.

Поскольку трудовая книжка потеряна работодателем, то не берите с работника деньги за бланк дубликата.

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна

Конечно, процедура изготовления дубликата трудовой книжки довольно хлопотная. Но выполнить ее придется, и вот почему.

Предположим, вам удалось доказать, что в утере книжки виновен сотрудник, отвечающий у вас в компании за учет и движение трудовых книжек.

Трудинспектор может:

  • оштрафовать виновного сотрудника и саму организацию за утерюч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ;
  • выдать организации предписание о подготовке дубликата трудовой книжки к определенному сроку. Если дубликат не будет выдан к указанному в предписании сроку, за неисполнение предписания трудинспектор может оштрафоватьст. 19.5 КоАП РФ:

— компанию-работодателя — на 10 000—20 000 руб.;

— ее директора — на 1000—2000 руб.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytadvertiseru

Да еще назначить внеплановую «трудовую» проверку работодателяч. 2 ст. 10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 01.09.2012 № 875.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Онлайн помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector