Порядок оформления личного дела на работника

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников

Руководствуются хронологическим
принципом, т.е. документы в личное дело
работника помещаются по мере их появления.
После увольнения работника личное дело
считается законченным делопроизводством
и готовится к передаче
в архив. При этом дела госслужащих
передаются в архив после 10 лет хранения
в кадровой службе (нормативное требование,
поскольку при переводе гражданского
служащего в другой государственный
орган его личное место передается по
новому месту работы), остальных работников
– желательно не позднее 3-х лет после
завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих
личное дело, требуется составлять
внутреннюю опись по определенной форме
(см. образец
внутренней описи дела), при этом
она всегда нумеруется отдельно от
остальных документов дела. Затем в
процессе подготовки к архивному хранению
завершенного личного дела количество
листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе(посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется
самостоятельное личное дело. Допускается
затем в процессе подготовки к архивному
хранению группировать личные дела в
так называемые наряды, т.е. прошить их
в общем деле (особенно при небольшом
количестве образующихся личных дел в
год). В этом случае во внутренней описи
документов дела должна содержаться
информацию с перечнем включенных в них
личных дел (ФИО работников и номера
листов каждого дела, чтобы облегчить
его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно
использовать такое «общее» дело. Поэтому
целесообразнее прошивать дела как
самостоятельные единицы хранения. Но
на каждого гражданского служащего
должно быть заведено только отдельное
дело (это нормативное требование).

Личный листок по учету кадров — это
учетный документ, раскрывающий сведения
о личных данных работника, его трудовой
деятельности, поощрениях и др.
Содержательная часть этого документа,
как правило, представляет собой
«вопросник» с заготовленным местом для
внесения ответов (приложение 3).

Личный листок содержит перечень вопросов
о биографических данных работника, об
образовании, о выполняемой работе с
начала трудовой деятельности, семейном
положении, пребывании за границей, об
участии в выборных органах и др.

Порядок оформления личного дела на работника

Личный листок заполняет от руки при
поступлении на работу сам работник в
одном экземпляре без помарок и исправлений,
подписывает и ставит дату. Полнота и
правильность заполнения личного листка
сверяются сотрудником кадровой службы
с записями в таких документах, как
паспорт, трудовая книжка, диплом, военный
билет и т. д.

Анкета

Другая разновидность учетного документа
в личном деле — анкета, которая может
содержать аналогичные вопросы.

Таким образом, иногда вместо личного
листка по учету кадров используется
анкета, которая содержит в основном те
же графы, что и личный листок, но
заполняется соискателем до приема на
работу и включается в личное дело, только
если данный соискатель становится
сотрудником организации. В личное дело
могут включаться и анкета, и личный
листок.

Желательно, чтобы формы таких документов,
как личный листок по учету кадров,
анкета, были утверждены работодателем
самостоятельно с учетом специфики его
деятельности.

С наступлением нового календарного
года каждая организация начинает
формировать свои документы в дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой
дел. Как правило, это происходит
децентрализованно, т. е. не в целом по
организации, а в отдельных структурных
подразделениях. Так, кадровая служба
самостоятельно формирует в дела кадровые
документы. При этом в службе может быть
работник, ответственный за формирование
дел.

Зачем необходимо формировать документы
в дела{q}

В первую очередь эта процедура
обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск
документов и их использование.
Согласитесь: гораздо легче найти
документ, который подшит в хронологическом
порядке в папку с определенным заголовком,
чем если бы этот же документ годами
хранился в большом массиве со всеми
остальными бумагами, созданными по
самым разным вопросам.

Кроме того, грамотное оформление дел
для текущего хранения облегчает
будущую работу по подготовке документов
для передачи в архив. Документы по
личному составу, как правило, имеют
длительный срок хранения — 75 лет, а
значит, в определенный момент наступит
необходимость готовить их к архивному
хранению.

СоветДля того чтобы при передаче в архив
не приходилось переформировывать и
переоформлять дела, формируйте их по
установленным правилам уже в
делопроизводстве

Итак, кадровые документы формируются
в дела уже на стадии делопроизводства.
При формировании дел кадровой службы
и организации их хранения необходимо
руководствоваться Основными правилами
работы архивов организаций (одобрены
решением Коллегии Росархива 06.02.2002).
Однако этот документ не является
нормативным актом, обязательным для
применения.

Кроме того, в Основных
правилах недостаточно полно отражена
специфика формирования кадровых
документов в дела. Поэтому, рассматривая
технологию работы именно с кадровыми
документами, во многом приходится
опираться на те приемы, которые сложились
в практике работы с документами, в т. ч.
в архивах, хранящих документы по личному
составу.

Документы, образующиеся в деятельности
кадровой службы, хранятся в делах, в
виде журналов (книг), в виде картотек.
Можно выделить несколько правил
формирования дел.

Правило 1.Документы формируются в
дела строго в соответствии с номенклатурой
дел организации.

Напомним: при составлении номенклатуры
дел и включении в нее заголовков дел,
можно руководствоваться разными
критериями*. Некоторые из них представлены
в таблице 1.

Независимо от того, каким образом
перечень дел закреплен в номенклатуре,
дела должны формироваться строго в
соответствии с номенклатурой. Включать
документы в дела иным образом запрещается.

Правило 2.Дело считается заведенным
с момента подшивки в него хотя бы одного
документа.

Правило 3.Одновременно с включением
в дело документов оформляется его
обложка.

Таблица 1

О снования для группировки документов
в дела

Порядок оформления личного дела на работника

Оформление обложки дела состоит в
нанесении на нее определенной информации:

наименование организации;
• наименование
структурного подразделения;
• индекс
(номер) дела;
• заголовок дела;

срок хранения документов дела. Наименование
организации и наименование структурного
подразделения указываются в точном
соответствии с официально установленным
названием.

В начале осени организация сменила
наименование. В текущем делопроизводстве
находится множество дел, в т. ч. оформлены
дела с документами по личному составу.
При этом на всех обложках указано прежнее
наименование организации. Требуется
ли переоформлять все дела (менять обложки
дел), имеющиеся в делопроизводстве
организации{q}

В рассматриваемой ситуации не требуется
переоформлять обложки дел. При изменении
наименования организации в течение
периода, охватываемого документами
дела, на обложке дела указывается новое
наименование этой организации, а прежнее
наименование заключается в скобки.

Индекс дела переносится на обложку из
номенклатуры дел. Заголовок записывается
на обложке дела в точном соответствии
с номенклатурой дел службы кадров.

Срок хранения документов также указывается
в соответствии с номенклатурой дел.

Правило 4. В дела помещаются только
исполненные, правильно оформленные
документы, содержащие все необходимые
реквизиты.

Правило 5.В дело включается по одному
экземпляру каждого документа.

Правило 6.В дела включаются подлинники
документов, за исключением некоторых
случаев.

Дело может содержать копию документа
тогда, когда подлинник отсылается в
другую организацию (или гражданину), а
у автора остается второй экземпляр
(копия). В основном это касается переписки.

Если в организации ведутся личные дела
работников, то в них помещаются копии
следующих документов:
• приказы по
личному составу (о приеме, переводах,
увольнении, поощрении и др.);
• документы
об образовании, повышении квалификации,
присвоении разряда или второй профессии
и др.

Большинство кадровых документов хранится
именно в подлинниках: приказы по личному
составу и другие распорядительные
документы, локальные нормативные акты
(правила, положения, инструкции и др.),
личные карточки работников, учетные и
регистрационные книги, журналы, служебные
записки, трудовые договоры и др.

Правило 7.Не помещаются в дела
проекты документов, дублетные экземпляры,
а также документы, подлежащие возврату.

Предлагаем ознакомиться:  Имеют ли право уменьшить зарплату

Правило 8.Некоторые виды документов
необходимо группировать в дела отдельно.

Раздельно группируются:
• документы
постоянного и временного хранения;

разные виды распорядительных документов;

подлинники и копии документов;

годовые, квартальные и месячные планы
и отчеты;
• утвержденные документы и
их проекты.

Правило 9.В дело помещаются документы
одного календарного года.

Исключение из этого правила составляют:
переходящие дела, личные дела, которые
формируются в течение всего периода
работы конкретного сотрудника, документы
комиссий, которые группируются в дело
в период их деятельности, и некоторые
другие документы.

Правило 10.В дело помещается не более
250 листов (толщина дела при этом составляет
не более 4 см).

При большем количестве документов
формируются тома (части) дел.

Правило 11.Внутри дела документы
располагаются в определенном порядке.

Порядок оформления личного дела на работника

Документы в делах группируются по
хронологическому или тематическому
признаку либо их сочетанию (табл. 2).

Таблица 2

Правила группировки документов в дела

Правило 12.Приложения к документам,
независимо от даты их утверждения или
составления, присоединяются к документам,
к которым они относятся; в отдельный
том (часть) выделяются приложения объемом
свыше 250 листов.

Рассмотрим особенности формирования
в дела отдельных видов кадровых
документов.

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос.

  • какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Порядок оформления личного дела на работника

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Оформление личного дела

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Как правило, оформление личного дела начинается сразу после того, как издан приказ о приеме на работу. В качестве обложки дела используется обычная папка-скоросшиватель. Можно, конечно, при первоначальном оформлении ограничиться тем, что на лицевой стороне обложки указать разборчивым почерком сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, дате приказа о приеме на работу и номере личного дела.

В процессе оформления следующая
информация должна в обязательном порядке
быть отражена на обложке
личного дела(образец приводится
по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание
    фамилии, имени и отчества конкретного
    работника в именительном падеже;

  • в документах дела могут быть варианты
    написания фамилии, имени или отчества
    работника. В этом случае они должны
    быть зафиксированы в заголовке личного
    дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

  • в случае формирования в общем деле в
    наименование заголовка добавляются
    буквы, с которых начинаются фамилии
    работников, чьи личные дела включены
    в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в
2010 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

  • согласно нормативным актам крайние
    даты следует проставлять такие же как
    в приказах о поступлении и увольнении
    с работы, в некоторых организациях
    крайние даты определяют согласно датам
    поступления и увольнения с работы
    (последний вариант все-таки не совсем
    правильный);

  • в личном деле могут быть документы,
    датируемые более ранней датой, чем дата
    приказа о приеме на работу (тем не менее,
    это не принимается во внимание при
    определении крайних дат личного дела
    работника);

  • срок хранения личных дел работников –
    75 лет ЭПК, руководителей – вообще
    постоянно согласно ст. 656 Типового
    перечня – 2010 года
    (при оформлении
    дела для архивного хранения номер
    статьи не переносится на обложку,
    указывают только срок хранения личного
    дела), он не зависит от возраста работника
    и начинает отсчитываться с момента его
    увольнения;

  • важно зафиксировать количество листов
    дела.

Итак, в статье перечислены основные
включаемые документы в состав личного
дела, рассмотрены наиболее важные
требования к формированию, хранению
личного дела работника и оформлению
обложки. Об особенностях систематизации
личных дел читайте в отдельной статье
– Опись дел по личному составу.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

  • резюме, составленное для вакансии соискателем;
  • анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.
Предлагаем ознакомиться:  Всё об использовании земель под личное подсобное хозяйство (ЛПХ)

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки,
  • служебные записки,
  • различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, , приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

Порядок оформления личного дела на работника

В личном деле сотрудника хранятся:

  • заявление о приеме на вакантную должность;
  • резюме;
  • ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
  • ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
  • рекомендации предыдущих работодателей;
  • все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
  • трудовой договор и приложения к нему;
  • данные аттестации;
  • должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.).

Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Анкета

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.

2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций – уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

Порядок оформления личного дела на работника

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

руководящий состав;

специалисты;

лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.

Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

Предлагаем ознакомиться:  Через сколько времени можно сесть за руль после спиртного

Обратите внимание! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.

Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится — в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года. Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы.

В таблице представлены требования к срокам хранения личных дел, установленные в соответствии со статьей 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Документы по личному составу

Созданные до 2003 года

Созданные после 2003 года

Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов

75 лет с даты создания  

50 лет с даты создания

Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности

75 лет со дня поступления

50 лет со дня поступления

Сформированные в иных организациях

75 лет с даты создания

50 лет с даты создания

Личные дела руководителей

постоянно

постоянно

Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. .

Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.

В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.

В течение трудовой деятельности личное
дело работника может дополняться
следующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений
    к трудовому договору (или их копиями);

  • уведомлениями об изменении условий
    трудового договора по инициативе
    работодателя;

  • копиями приказов о переводе на другую
    работу, о поощрении, применении и снятии
    дисциплинарных взысканий;

  • копиями документов, подтверждающих
    изменения анкетно-биогра-фических
    сведений о работнике;

  • копиями объяснительных и докладных
    записок, заявлений работника по различным
    вопросам;

  • материалами аттестаций (если они
    проводятся в отношении работника);

  • результатами обязательных периодических
    медицинских осмотров (обследований);

  • документами, послужившими основанием
    к изданию приказа о прекращении
    (расторжении) трудового договора;

  • копией приказа о прекращении трудового
    договора;

  • копией трудовой книжки;

  • другими документами, связанными с
    работой.

Обратите внимание!Поступающие в личное
дело документы располагаются в
хронологическом порядке

Помимо перечисленных, в личное дело
могут входить и некоторыедругие документы
(например, документы о прохождении
работником конкурса на замещение
вакантной должности, копии документов
о награждении сотрудника (присвоении
ему почетных званий, награждении грамотой
и т. д.) и т. п.).

Кроме того, в личное дело помещается
(но при этом не подшивается в него)
фотография работника установленного
в организации формата (обычно 4 х 6 см).
На обороте фотографии указываются
фамилия, имя, отчество работника.
Рекомендуется обновлять фотографии не
реже одного раза в пять лет или же по
достижении работниками возраста 20 и 45
лет.

личное дело

Если в течение работы у сотрудника
меняются какие-то сведения, которые
были указаны в личном листке по учету
кадров, каким образом нужно изменять
эти данные в документах личного дела{q}
Может быть, следует переоформить личный
листок{q}

Работники кадровой службы, ответственные
за ведение личных дел, обязаны постоянно
следить за их состоянием и своевременно
вносить изменения в учетные сведения.
Обратите внимание: при этом не требуется
вносить какие-либо изменения или
дополнения в личный листок по учету
кадров или анкету, тем более не нужно
требовать от работника заново заполнять
эти документы.

Все изменения в учетных данных работника
должны отражаться в отдельных,
дополнительных листах. Как правило, эти
документы называются «Дополнение к
личному листку по учету кадров»
(«Дополнение к анкете»). Обычно они имеют
табличную форму (приложение 4) и
разрабатываются по усмотрению
работодателя.

Дополнение к личному листку по учету
кадров работник кадровой службы заполняет
после того, как поступили документы,
отражающие первое изменение признаков
личного листка по учету кадров. Все
изменения (награждение правительственными
наградами, присвоение ученых, воинских,
почетных званий и ученых степеней,
образование, знание языков, участие в
составе выборных законодательных и
представительных органов) вносятся на
основании соответствующих документов.

Каждый раз после внесения очередного
изменения сотрудник кадровой службы
подписывает дополнение к личному листку
по учету кадров.

Если на бланке не остается места для
внесения последующих изменений, заполняют
следующий аналогичный бланк.

Порядок оформления личного дела на работника

Обязательным реквизитом дополнения к
личному листку по учету кадров являются
отметки о проведении проверок наличия
и состояния личных дел. На оборотной
стороне личного листка после всех других
сведений делают отметку: «личное дело
проверено», ставят дату и подпись.

В следующем номере «Справочника
кадровика» мы разберем особенности
текущего хранения личных дел сотрудников,
а также правила подготовки их к длительному
хранению и к сдаче в архив.

Приложение 1

Пример оформления книги (журнала) учета
личных дел

Приложение 2

Пример оформления внутренней описи
документов личного дела

Порядок оформления личного дела на работника

Приложение 3

Пример оформления личного листка по
учету кадров

Приложение 4

Пример оформления дополнения к личному
листку по учету кадров

Картотека
личных дел работников

Личные дела относятся к группе дел,
которую подбирает в организации кадровая
служба. Личные дела формируются в течение
всего периода работы данного лица в
организации. Исключение может составлять
случай, когда сотрудник уволился из
организации в том же году, в котором
поступил в данную организацию на работу.

Личное дело – подборка документов о
сотруднике, содержащая в себе, в том
числе, его персональные данные.

В личных делах группируются документы,
представленные сотрудниками при
поступлении на работу, а также образующиеся
в период их профессиональной деятельности
в данной организации.

https://www.youtube.com/watch{q}v=_VJFSSXCm_s

Как правило, в состав личного дела
входят:

  • процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
  • период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
  • процедуру увольнения (заявление и приказ).

Толковый словарь

Документы
по личному составу
– архивные
документы, отражающие трудовые
отношения работника с работодателем
(п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона об архивном деле).

Дело
совокупность документов (или документ),
относящихся к одному вопросу или
участку деятельности, помещенных в
отдельную обложку (ГОСТ Р

51141 98
«Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»).

Формирование
дела
– группирование исполненных
документов в дело в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 98).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Онлайн помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector