Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Недостача при инвентаризации: что делать работодателю{q}

Основания для проведения описи имущества

Как и любой другой хозяйственный процесс проведение инвентаризации имеет свои цели. К ним относят:

  • Определение фактического наличия ТМЦ;
  • Сравнение выявленного количества ценностей с учетными данными;
  • Контроль за сохранностью имущества;
  • Выявление злоупотреблений и виновных в них лиц;
  • Определение непригодных к дальнейшему производственному использованию ценностей и материалов.

Являясь важным элементом управления и контроля, инвентаризация обязательна при составлении годовой отчетности компаний, при смене МОЛ, в случае выявления фактов хищений, при реорганизации компании и после стихийных бедствий.

https://www.youtube.com/watch{q}v=DZQQ4pkbyzg

Любая инвентаризация проводится комиссией численностью, как правило, не менее 4 человек, один из участников которой – материально-ответственное лицо. Она назначается приказом руководителя, кроме того, в распорядительном документе утверждается срок проведения и дата начала пересчета имущества и ценностей.

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи – это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

  • любое стихийное бедствие – пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
  • продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя – любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
  • кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно – для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Порядок удержания

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара – проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита – удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Алгоритм:

  • Проверка.
  • Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
  • Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
  • Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

  • форма ИНВ-19;
  • единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

Недостачей при инвентаризации принято называть такую нехватку товарных или материальных ресурсов, которая превышает допустимые нормы трат.

Для того чтобы обеспечить правдивость показателей бухгалтерского учета и всех данных в отчетах, необходимо в обязательном порядке проводить полную инвентаризацию товарных и материальных ресурсов на предприятии. Именно во время этой процедуры можно убедиться в том, что все имеющиеся ценности действительно присутствуют (совпадение того или иного ресурса с его наличием в бухгалтерском регистре).

Все несоответствия, которые могут быть выявлены во время инвентаризации, должны фиксироваться в бухгалтерской отчетности.

Недостачи бывают разных типов, которые зависят, прежде всего, от степени самого несоответствия и от типа материальной ценности ресурса. Рассмотрим виды недостач:

  1. Недостача нормальных пределов. Нормой (для товаров) считаются следующие показатели:
    • 0,1%: товары непродовольственного типа;
    • 0,25%: товары продовольственного типа;
    • 0,3%: товары, распространяемые в больших торговых площадках, площадью 350 квадратных метров и более.
  2. Недостача-пересортица. Согласно инструкциям, излишки и недостачи, в связи с пересортицей, возможны только в рамках товара с одними и теми же названиями, в одинаковый период проверки и у одного проверяющего.
  3. Недостача необоротных активов. В тех случаях, когда наблюдается несоответствие между фактическим и регистровым значением необоротных активов, недостачу принято списывать, уменьшая при этом первичную цену активов. Выполняется это при помощи проводок по дебету счета 13 «Амортизация«.
  4. Недостача ценных бумаг. Недостачи подобного типа обнаруживаются, как правило, тогда когда их эмитируют в документальную форму. В случаях, когда недостачи акций приводят к потере прав на них со стороны инвесторов, бумаги отправляются в колонку расходов.

Первые шаги

Как только несоответствие фактических ресурсов обнаруживается, первое, что необходимо сделать, это определить причину утечки.

Зачастую, оказывается, что недостачи на самом деле нет, а виной всему — ошибка бухгалтера. Такое происходит чаще всего, когда после отгрузки товара операция не проводится документально.

Вследствие этого на складе не обнаруживают товар, который по бумагам все еще должен там быть.

В случае если бухгалтерские отчеты верны, в недостача все же имеет место, необходимо понять причину недостачи, провести расследование, заставить работника составить акт недостачи и взыскать потерянные средства.

Согласно закону, в случае недостачи, руководство не просто «может», но и обязано потребовать от работника объяснительную записку. В этом случае, согласно трудовому законодательству, подчиненный не имеет права отказаться от написания объяснительной; он обязан изложить проблему в течение двух рабочих дней.

Недостача при инвентаризации: что делать работодателю{q}

Акт недостачи необходимо писать на имя своего непосредственного руководителя (исполнительный, финансовый или генеральный директор).

Акт может быть составлен на компьютере или написан от руки. Однако следует помнить, что документ должен быть написан на официальных бланках предприятия.

В акте должно присутствовать:

  1. Описания всех моментов и ситуаций, которые привели к недостаче. Пример: «14 марта на складе «Izona» состоялась проверка инвентаризации. В результате проверки обнаружилась недостача в составе…».
  2. Описание причины недостачи. Здесь не должно быть долгих и детальных пояснений; только факты.
  3. Реквизиты акта. Здесь необходимо вписать все формальные данные — название компании, имя и фамилию руководителя, должность работника, название акта (Объяснительная записка), дата, инициалы и подпись работника.

Что делать в случае недостачи при инвентаризации в 2019 году

Если ответственность МОЛ достоверно установлена, компания может возместить потери за счет его личных средств. Однако в этом случае возможны 2 варианта:

  • Сумма недостачи менее или равна среднему заработку, в этом случае работодатель может единолично издать приказ о взыскании ее суммы из зарплаты работника. При этом разовый размер удержания не должен превышать 20% от месячного заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента обнаружения недостачи;
  • Сумма недостачи более одного среднего заработка, в этом случае сумму в пределах месячного дохода также можно взыскать с работника сразу, а вот с остатком долга нужно поступить одним из следующих способов:
    • Договорится с работником о добровольной выплате ущерба, после чего он пишет заявление с просьбой удерживать у него определенные суммы или сразу вносит оставшуюся недостачу в кассу;
    • Обратиться в суд с иском к работнику, о взыскании с него в принудительном порядке суммы ущерба. Это происходит также при пропуске месячного срока взыскания в сумме средней зарплаты.

Если виновные лица не установлены, либо нехватка вызвана физико-химическими свойствами продукта (естественная убыль), обстоятельствами непреодолимей силы или иными объективными причинами, происходит списание недостачи при инвентаризации. Оно также оформляется письменным распоряжением директора, в котором должно быть указано точное количество и стоимость относимых на затраты или за счет прибыли материалов и ценностей.

Также возможно, что недостача вызвана недопоставкой материалов от поставщика. В этом случае при наличии неопровержимых доказательств в его адрес выставляется претензия.

Предлагаем ознакомиться:  Какими документами подтверждаются полномочия судебного пристава

На каждом предприятии, независимо от типа его финансово-хозяйственной деятельности, остро стоит вопрос соответствия количества материальных ценностей на его складах и имеющейся документации.

В идеале эти показатели должны совпадать, однако на практике такое бывает крайне редко.

Основная сложность контроля за состоянием материальных ценностей, числящихся на балансе организации — это так называемая естественная убыль или нормируемые потери (порча, усушка и т. д.).

Человеческий фактор — ещё одна причина появления недостачи, излишков, пересортицы и т. д.

С целью избежать материальной ответственности работников в случае обнаружения недостачи имущества в организациях проводятся инвентаризации.

  1. Началу данной процедуры предшествует подготовительный этап — подготовка отчётной документации. На этом этапе бухгалтерия проводит подсчёты всего имеющегося на балансе имущества, а в случае обнаружения несостыковок ответственные лица документально подтверждают эти факты.
  2. Затем сотрудники приступают непосредственно к инвентаризации, т. е. подсчёту. Он может выполняться как вручную, так и с помощью разнообразных технических средств. Результаты подсчётов также фиксируются за подписью членов инвентаризационной комиссии.
  3. Заключительный этап — и есть процесс выявления недостачи продукции: сравнение данных бухгалтерских расчётов и реального количества продукции на складах организации. Если различия между учётным и реальным количеством по некоторым позициям слишком велико, назначается повторная инвентаризация с новым составом комиссии.

https://www.youtube.com/watch{q}v=Z9zGXSWEISE

После проведения (при необходимости) повторной процедуры инвентаризации, производится пересчёт выявленных расхождений в денежный эквивалент. Он может быть как положительным (экономия), так и отрицательным (недостача).

Независимо от этого, значительное расхождение — повод для служебного расследования службы безопасности, поскольку причиной недостачи может быть факт хищения, а излишка — обман клиентов или махинации с документами.

  • В бухгалтерской отчётности недостача в рамках норм естественной убыли оформляется следующим образом:
  • Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:
  • Дебет Кредит
  • 20, 23, 44 94
  • Пример:

Отображение в бухгалтерских проводках:

  • Дт 94 Кт 41: 1500 сумма недостачи по продажным ценам;
  • Дт 94 Кт 42: 500 сумма торговой наценки на недостающий товар;
  • Дт 44 Кт 94: 1500 покупная стоимость недостачи в составе издержек обращения.
  1. Недостача, возникшая в результате неконтролируемых обстоятельств, а также в случаях, когда виновные не найдены или суд отказал в возмещении ущерба, недостача списывается на финансовые результаты организации.
  2. Дебет Кредит
  3. 91–2, 02, 94 01, 94
  4. В этом случае недостающие материальные ценности приравнивают к внереализационным расходам.
  5. Пример:
  • Дт 02 Кт 01: 2500 сумма амортизации;
  • Дт 94 Кт 01: 15000 стоимость основного средства;
  • Дт 91-2 Кт 94: 15000 сумма недостачи при отсутствии ответственных лиц.
  • Недостача в результате хищения подразумевает материальную ответственность работников (ограниченную или полную, индивидуальную или коллективную).
  • Дебет Кредит
  • 73, 50, 51, 70 94, 91, 73
  • Пример:

Дт 70 Кт 73: 1250 — часть суммы недостачи удержана из зарплаты виновного лица.

  1. создание комиссии;
  2. проведение инвентаризации;
  3. установление причин недостачи;
  4. письменное разъяснение сотрудником данного факта;
  5. составление акта при отказе работника дать письменное объяснение.

Размер материального ущерба, причинённого организации в результате порчи или утраты имущества, определяется на основании рыночных цен, действующих на момент причинения ущерба, но не менее его покупной стоимости с учётом степени износа.

Если сумма ущерба не превышает средней заработной платы работника, основанием для взыскания денежных средств является приказ работодателя, изданный в течение одного месяца с момента определения размера ущерба. Если работник не против добровольного возмещения недостачи, приказ не составляется.

  1. ВНедостача при инвентаризации: что делать работодателю{q} случаях, когда со дня обнаружения недостачи прошло больше месяца, сумма ущерба превышает месячный заработок работника или он не согласен на возмещение убытков, работодатель может обратиться в суд.
  2. Если ответственным за факт недостачи признан рабочий коллектив, то степень материальной ответственности отдельного сотрудника определяется с учётом вины каждого работника, его заработной платы и трудового стажа в организации.
  3. Наиболее часто при определении размера возмещения ущерба каждого члена коллектива пользуются формулой: произведение общей суммы ущерба на среднемесячную заработную плату работника за период с предпоследней инвентаризации до выявления недостачи по отношению к зарплате всего коллектива с учётом трудового стажа.

Выявление излишков

В этом случае также необходимо провести служебное расследование для выявления причин расхождения между учётными и реальными данными. Поскольку ущерб организации в этом случае не причинён, наказать виновных материально не получится, но дисциплинарное взыскание сделать необходимо, ведь зачастую излишки — признак подготовки к воровству.

Дебит 01, 10 40 Кредит 91: прочие доходы.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Недостача при инвентаризации, выявленная при сравнении фактических данных с учетными показателями, должна быть расследована в порядке, установленном законодательством.

Проверку наличия материальных ценностей проводят в следующих случаях:

  • Плановая проверка работника, на которого возложена ответственность за сохранность ценностей.
  • Передача ценностей и денежных средств другому лицу.

Недостача при инвентаризации: что делать работодателю{q}

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия, она утверждается приказом. Комиссия может утверждаться при каждой инвентаризации, а может быть создана в постоянном составе на год (или больший период). Например, комиссия для инвентаризации склада или комиссия для инвентаризации кассы.

Инвентаризация проводится в следующем порядке:

  1. Устанавливается дата работы комиссии.
  2. Ответственный работник (которого будут проверять) приводит в порядок документы и сортирует ценности по наименованиям и артикулам.
  3. Комиссия получает в бухгалтерии документы, которые содержат информацию не только по остаткам, но и по движению ценностей.
  4. Комиссия проверяет фактическое наличие всех имеющихся ценностей путем пересчитывания и перемеривания всех ценностей, находящихся у материально-ответственного лица.
  5. По ходу проверки составляется инвентаризационная ведомость, куда вносится наименование материала и его фактическое количество.
  6. По завершению инвентаризации выводится итоговый остаток, выраженный чаще всего в денежном выражении. Если он не совпадает с тем, который отражен в документах учета, составляется сличительная ведомость, и выявляются позиции, по которым есть недостача, либо излишки.

После этого составляется отчет о проведенной инвентаризации и отправляется к руководителю. К отчету прилагаются все документы.

На отчете руководитель ставит резолюцию о проведении служебного расследования.

Для того чтобы определить фактическую недостачу по каждой позиции составляется сличительная ведомость. Ее можно сделать следующими способами:

  • Использовать унифицированную форму, которая прилагается к вышеуказанным рекомендациям.
  • Разработать свою отдельную форму, с учетом всех особенностей и нужд предприятия.
  • Использовать форму, совмещающую в себе инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Это наиболее удобная форма, поскольку при ее использовании выявить недостачу можно уже в ходе проверки, а не после подведения итоговых результатов.

При составлении сличительных ведомостей необходимо придерживаться следующих правил:

  1. В отдельно составляемой сличительной ведомости отражаются только расхождения фактического наличия с бухгалтерским учетом.
  2. Проставляется не только количество, но стоимость товара и ценностей.
  3. Стоимость определяется согласно  документам учета.
  4. Для ценностей, которые не принадлежат компании, а переданы ей на хранение или для работы составляется отдельная опись.
  5. На денежные средства также составляют отдельный документ.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

  • Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
  • Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
  • Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
  • Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
  • Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Недостача при инвентаризации: что делать работодателю{q}

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Предлагаем ознакомиться:  Автомобиль включил заднюю передачу и врезался в другую машину кто виноват

Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.

Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:

  • преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
  • противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
  • присутствие ошибок и недочетов в документации.

Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.

Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.

При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.

Недостача такого характера может возникать в процессе приемки товара от поставщика, а также в результате проведения соответствующих проверок.

В первом случае о возникновении такой ситуации необходимо указать не только работодателю, но и самому поставщику.

Порядок оформления недостачи ТМЦ, выявленной при инвентаризации, описан здесь.

недостача в аптеке при инвентаризации

Структура объяснительной должна выглядеть следующим образом.

  • Шапка. Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.
  • Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.
  • Дата составления записки, ее порядковый номер.
  • Основная часть. Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.
  • Инициалы, должность, подпись работника.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране.

В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

https://www.youtube.com/watch{q}v=QdDh5tAcqFk

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Образец заполнения акта о недостаче или излишках при инвентаризации, пример объяснительной сотрудника

Статья 193 ТК РФ гласит, что при нарушении трудовых и должностных обязанностей сотрудник любой организации должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. При разбирательствах письменное фиксирование возникшей недостачи или излишек, а также объяснительная записка помогают донести до руководства позицию работника компании и отстоять его право работать далее в организации.

статьи:

  1. Образцы объяснительных сотрудника
  2. Акты

По закону работодатель обязан в письменном или устном виде потребовать от своего подчиненного объяснительную. Заметьте, работник не имеет право на отказ, он обязан официально объяснить случившуюся ситуацию в течение 2-х рабочих дней.

Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании. В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей. Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки.

Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.

Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом. В случае недостачи или излишках при инвентаризации, она подается с актом проведенных работ.

Содержательная часть подразделяется на:

  1. Фактическую. В ней вы должны описать те моменты, которые послужили поводом написания записки. Пример: «22 января в магазине «Огонек» проводилась инвентаризационная проверка. В ходе внимательного изучения, пересчета товара, была выявлена недостача».
  2. Причинную. В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.

Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.

Обязательными реквизитами документа является:

  1. Наименование компании.
  2. ФИО директора, должность.
  3. Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
  4. Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.
  5. Дата составления и подпись.

После того, как объяснительная подписана, вы должны отнести ее своему непосредственному начальнику. Он обязан поставить на ней дату приема и регистрационный номер.

Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра.

Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику.

Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию.

Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб.

Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров. Особое внимание уделяют и количеству поступившего товара, и его качеству. Акт должны подписывать не только представители руководства, но и члены независимой комиссии.

Документ состоит из 3 обязательных страниц:

  1. В 1-ой вписываются данные о сторонах сделки.
  2. Во 2-ой указываются сведения об отгрузочных документах и фактических поставках.
  3. В 3-ей сообщаются условия проведения инвентаризационной экспертизы.

Еще одним немаловажным документом является акт о списании товара. Он оформляется тогда, когда товар не подлежит продаже. Оформляется он по форме №ТОРГ-16.

Заполнять данную форму должен руководитель, либо его заместитель, который обязан еще и собрать комиссию, которая бы зафиксировала факт порчи товара.

В документе должны быть указаны следующие сведения:

  1. Дата поступления товара на склад.
  2. Дата списания товара.
  3. Номер накладной.
  4. Причина списания, либо некий код.
  5. Наименования товара, сумма.
  6. Инициалы членов комиссии, подписи.
  7. Решение начальника компании о том, каким способом организация будет покрывать ущерб от списания.

Все без исключения юридические лица располагают определённым количеством товарно-материальных ценностей (ТМЦ), сопутствующих осуществлению их деятельности.

Инвентаризация – это мероприятие, в течение которого фактическое наличие товара или иных ценностей сверяется с данными бухгалтерского учёта с целью обнаружения расхождений. Причём эта процедура характерна не только для магазинов, банков и предприятий с большими запасами сырья и продукции.

Недостача при инвентаризации: что делать работодателю{q}

Государственным учреждениям, чья деятельность финансируется из бюджета, точно также предписаны периодические проверки сохранности мебели, оргтехники, транспорта, денежных средств и даже документов строгой отчётности в виде трудовых книжек и специальных бланков.

В перечне ценностей, подлежащих инвентаризации, все виды имущества, стоящего на балансе предприятия:

  • основные и оборотные средства;
  • финансовые вложения в депозиты, акции, ценные бумаги других предприятий;
  • нематериальные активы в виде объектов интеллектуальной собственности;
  • финансовые обязательства в виде займов, кредитов и кредиторской задолженности.
Предлагаем ознакомиться:  Можно ли оспорить дарственную на квартиру в 2020

Перечень не закрыт, так как у каждого предприятия свои понятия о ценности вещей.

Инвентаризационные обязанности возлагаются на специальную комиссию, которая учреждается приказом руководителя. На крупных предприятиях таких комиссий может быть несколько, каждая из них проверяет фактическое наличие объектов в определённой категории материальных ценностей.

С точки зрения периодичности проведения инвентаризации делятся на:

  1. Запланированные, которые обычно проводятся в последний месяц календарного года с целью зафиксировать наличие ТМЦ по состоянию на 01 января следующего года и проверить эффективность бухгалтерского учёта перед составлением отчётности за текущий год.
  2. Внеплановые, которые назначаются в случае смены руководителя или материально ответственного лица, а также после нанесения ущерба имуществу предприятия внешними факторами или виновными лицами.

На некоторых предприятиях плановые инвентаризации проводятся чаще одного раза в год. Это связано со специфическими особенностями их деятельности, поэтому и проверки, как правило, касаются только определённых категорий материальных ценностей.

Работа инвентаризационной комиссии начинается с получения в бухгалтерии предприятия оборотных ведомостей, содержащих сведения об остатках материальных ценностей на дату проведения инвентаризации.

С ответственного лица берётся расписка о том, что на момент проверки все оприходования и списания материалов проведены, а приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию.

Членами комиссии в присутствии МОЛ производится снятие кассы, пересчёт и перемеривание всех ценностей, относящихся к его подотчётности.

Если эти две графы не равны между собой, можно говорить о недостаче или выявлении излишков.

https://www.youtube.com/watch{q}v=6GGz7Q_EAWs

И та, и другая ситуация одинаково негативно характеризуют состояние учёта на предприятии и требуют объективного разбирательства относительно причин расхождений и лиц, виновных в их возникновении.

  • Недостача при инвентаризации: что делать работодателю{q}Любой бухгалтер знает, как оформить недостачу при инвентаризации, поскольку эта процедура подробно описана в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учёту.
  • Сличительные ведомости составляются отдельно по каждой категории имущества согласно бухгалтерской систематизации по субсчетам.
  • На основании сличительных ведомостей формируются инвентаризационные описи, содержащие:
  • количественное измерение товарно-материальных ценностей;
  • показатели их стоимостного выражения.

Поэтому после составления инвентаризационных описей виден фактический финансовый ущерб от недостачи или доход, полученный предприятием от выявленных излишков.

Ведомости и описи с результатами проведённой инвентаризации утверждаются руководителем, в чьей компетенции находится и принятие решения относительно порядка оформления выявленных расхождений.

  1. Решение, принимаемое руководителем, и характер его дальнейших действий зависят от тех причин, которые привели к образованию недостачи.
  2. Для их выяснения проводится тщательное расследование, в результате которого может выясниться, что нехватка на складе возникла по одной из следующих причин:
  1. Из-за халатности материально ответственного лица или его умышленных виновных действий.
  2. По причине хищения или кражи, совершённой третьими лицами.
  3. Из-за непредвиденных обстоятельств техногенного или природного характера, таких как пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.
  4. Из-за естественной убыли, ограниченной установленными нормативами для некоторых категорий товаров (материалов).
  5. В результате пересортицы, когда при наличии на складе однотипных товаров или материалов, списан или продан один вместо другого.
  6. Вследствие ошибок в учёте, связанных с оприходованием ТМЦ не в полном объёме или с их излишним списанием.

Это основные причины, ввиду которых может быть выявлена недостача. Однако на каждом предприятии причины могут быть свои.

Руководитель коммерческого предприятия самостоятельно принимает решение относительно урегулирования недостач, исходя из соображений экономической целесообразности.

  • Ведь списывать ущерб в счёт налогооблагаемой прибыли не выгодно для предприятия.
  • А для того, чтобы убыток не попал под налогообложение, операция должна быть обоснованно оформлена и подтверждена официальными и бухгалтерскими документами.
  • Если оформление описей показало наличие недостачи при инвентаризации ТМЦ, к которым применимы нормы естественной убыли, то директор предприятия может принять решение об их списании на усушку, утруску и другие виды количественного уменьшения показателя.
  • Ошибки в учёте, приведшие к нехватке имущества, выявляются с помощью анализа документов, подтверждающих движение материальных ценностей на счетах, и исправляются путём внесения изменений в регистры бухгалтерского учёта и составления корректирующих проводок.

На чье имя пишется объяснительная записка по итогам инвентаризации

Недостача при инвентаризации: что делать работодателю{q}

В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:

  • когда произошло происшествие;
  • подробное описание события – что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
  • последовательность собственных действий – попытка предотвратить происшествие.

Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.

Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации.

Тогда работник, который является материально ответственным лицом по вверенным ему ценностям, должен написать на имя работодателя объяснительную записку по факту недостачи.

Как написать объяснительную про недостачу{q} Важно Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания».

В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства». Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания».

Ну а в самой объяснительной пишем, почему у вас не хватает денег.Если обнаружена недостача на складе или в кассе магазина, то за это отвечает кассир или заведующий складом. В бухгалтерскую отчетность вноситься информацию о недостаче.

В записке нужно написать, что вы такой-то и такой являетесь ответственным лицом и виновником недостачи, и что вы компенсируете недочет из своей заработной платы. Добрый день. Объяснительная на то и нужна, чтобы написать мнение человека, что произошло с имуществом, которое исчезло.

Обычно вам вручают уведомления о просьбе предоставить объяснительную в течение какого-то времени, пишите на имя человека, который у вас её просил.

  • в виде единого документа на основе формы инвентаризационной описи, дополненной параметрами, необходимыми для формирования сличительной ведомости.

Внимание Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета. Объяснительная о недостаче при инвентаризации.Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:

  1. В правом верхнем углу оформляется «шапка» документа.

https://www.youtube.com/watch{q}v=MwkzNDwFyA4

Здесь указывается:

  • Наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
  • Должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ;
  • Заголовок – то есть основание. В данном случае, «об обнаружении недостачи»;
  • Затем он ставит свою подпись и расшифровывает её.

    Также он должен указать свою должность.

  • Затем указывается название документа.
  • На предприятиях практически любого вида периодически проводятся различные проверки и инвентаризации. В ходе проведения подобных мероприятий может быть выявлена недостача.

    При возникновении подобных ситуаций работодатель вправе потребовать от сотрудника, ответственного за сохранность ценностей, письменных объяснений. Порядок оформления такой документации имеет ряд особенностей.

    Недостача на складе

    Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.

    Причины

    • Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
    • Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
    • Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
    • Хищение.

    Как избежать

    Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность – поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в компании «Клеверенс».

    Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от «Клеверенс», в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.

    Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества. Также, есть программные продукты для магазинов и складов, которые помогут оптимизировать и автоматизировать товарный учет, а также исключить случаи недостач при инвентаризации.

    https://www.youtube.com/watch{q}v=TbQksncm4OM

    Посмотрите, как « Магазин 15» помогает автоматизировать процесс инвентаризации в сети гипермаркетов строительных материалов. В результате внедрения процесс стал намного проще, и позволил отказаться от привлечения аутсорсинговых компаний.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Онлайн помощь юриста
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock detector