Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Как составить в экселе график отпусков инструкция

Составление графика отпусков

Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
  • найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск. Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков – бланк и образец заполнения в 2020 году».

Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);
  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.
Предлагаем ознакомиться:  Отпуск с последующим увольнением расчет выплаты

Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.

Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. Причем информацию о том, кто и когда хотел бы пойти в отпуск, лучше собирать в письменном виде, чтобы исключить впоследствии возможные конфликтные ситуации.

В то же время работодатель безоговорочно учитывать все пожелания не обязан (за исключением отдельных категорий сотрудников). Здесь важно только совместить интересы персонала и бизнеса и выстроить такую очередность отпусков, которая не помешает деятельности организации.

Если в организации есть профсоюз, график отпусков согласовывается также с ним (п. 1 ст. 123 ТК РФ).

Что отражать в графике отпусков

В график отпусков включают:

  • ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
  • дополнительные отпуска;
  • сведения о переносе отпусков.

Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.

О продолжительности ежегодного основного отпуска читайте в материале «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).

Унифицированная форма № Т-7 - график отпусков

Утвердить график отпусков работодатель обязан не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря. Если крайняя дата выпадает на выходной, то она сдвигается на следующую ближайшую рабочую дату. Правомерность такого переноса подтвердил Минтруд (письмом от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). В 2018 году эта дата пришлась на рабочий день – понедельник.

О том, потребуется ли отдельный приказ для утверждения графика отпусков, читайте в статье «Приказ об утверждении графика отпусков – образец (2019 – 2020)».

Как составить график отпусков

График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:

  • в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;
  • в графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;
  • в графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием;
  • в графе 3 указывается Ф. И. О. работника;
  • в графе 4 проставляется табельный номер (данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера);
  • в графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска;
  • в графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика отпусков графы 1–6 формы Т-7 должны быть заполнены.

Изменения в график отпусков вносятся при переносе отпуска с согласия работника и в случае отзыва из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В этих случаях в графы 8 и 9 вносятся корректирующие сведения:

  • в графе 8 указывается документ, на основании которого производится перенос отпуска;
  • в графе 9 приводится дата начала использования отпуска (или его части);
  • в графе 10 можно указать дополнительные сведения (например, причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и другие сведения).
Предлагаем ознакомиться:  Как правильно удерживать отпуск у сотрудников

В графе 7 приводятся даты фактического ухода работника в отпуск.

В случае замены части отпуска денежной компенсацией эта информация должна быть отражена в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Еще один момент, касающийся внесения изменений в график отпусков, связан с отпусками работников-совместителей. Планируемый отпуск такого работника отражается в графике отпусков по основному месту работы и по совместительству. При этом если у работника-совместителя переносится отпуск по основному месту работу, то такой перенос должен найти свое отражение не только в графике отпусков по основному месту работы, но и в графике отпусков по совместительству.

Как составить в экселе график отпусков инструкция

График отпусков утверждается в конце предыдущего года, а новые работники принимаются на работу в течение всего года. Возникает вопрос: нужно ли в этом случае вносить изменения в график отпусков{q} Внесение изменения в график отпусков для вновь принятых работников нормативными документами не урегулировано. На практике применяется один из 2 вариантов:

  1. К действующему графику отпусков оформляют приложение по форме Т-7, в котором отражается информация об отпусках новых работников. При этом если в организации есть профсоюз, то график отпусков для новых сотрудников предварительно с ним согласовывают (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
  2. График отпусков, утвержденный до приема нового работника, не корректируются. Уход нового работника в отпуск осуществляется по согласованию с руководителем.

При составлении графика отпусков образец заполнения лучше иметь перед глазами.

Знакомить ли с графиком персонал

Прямой обязанности по ознакомлению сотрудников с утвержденным графиком отпусков в законе нет. Ст. 123 ТК РФ требует только известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Предлагаем ознакомиться:  Должностная инструкция социального работника

Однако целесообразно всё же знакомить персонал с этим документом. Для этого можно оформить отдельную ведомость, где распишется каждый работник, или дополнить унифицированную форму Т-7 – график отпусков строками, в которых будут ставиться подписи об ознакомлении.

Нередко возникает вопрос: нужно ли работнику писать заявление на отпуск, предусмотренный графиком отпусков{q} Для ответа обратимся к ч. 3 ст. 123 ТК РФ, согласно которой о времени начала отпуска работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за 2 недели до начала. Из этого следует, что для ухода работника в отпуск в соответствии с графиком отпусков требуется уведомить работника, а не работодателя. Дополнительное заявление от работника не требуется.

Хранение графика отпусков

Как составить в экселе график отпусков инструкцияhttps://www.youtube.com/watch{q}v=d3-i5FeDp8Y

График отпусков – форма Т-7 должен храниться в организации в течение 1 года после окончания его действия (п. 1.4 ст. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Например, график отпусков на 2020 год, утвержденный в декабре 2019 года, заканчивает свое действие 31.12.2020, следовательно, хранить график отпусков на 2020 год нужно в течение всего 2021 года.

График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Онлайн помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector